Varausjärjestelmä neuvotteluhuoneille
Neuvotteluhuoneen varausjärjestelmä, joka poistaa tuplavaraukset ja sähköpostiruljanssit. Varaa neuvotteluhuone netistä sekunneissa — sisäiseen käyttöön tai ulkoisille asiakkaille.
- Alkaen 7,90 €/kk per huone
- Reaaliaikainen varauskalenteri — ei tuplavarauksia
- Sisäinen ja ulkoinen varaus samassa järjestelmässä
- AV-laitteet ja tarjoilut lisäpalveluina varauksen yhteydessä
- Kapasiteetinhallinta — oikea huone oikealle ryhmälle
- Verkkomaksut ja laskutus ulkoisille asiakkaille
- Suomalainen tuki ja helppokäyttöinen käyttöliittymä
(Ei luottokorttia, ei sitoutumista)
Hallinnoija on suomalainen tilavarausjärjestelmä, joka soveltuu erinomaisesti neuvotteluhuoneiden varausten hallintaan — niin yrityksen sisäiseen käyttöön kuin ulkoisten asiakkaiden palveluunkin. Hallitse kaikki huoneet, varusteet ja varaukset yhdessä järjestelmässä. Katso myös tilavarausjärjestelmä vuokraukseen.
Miksi neuvotteluhuoneet valitsevat Hallinnoijan?
Neuvotteluhuoneen varaaminen ei saisi olla monimutkaista. Hallinnoija tekee siitä helppoa: yksi vilkaisu kalenteriin kertoo mikä huone on vapaana, ja varauksen teko onnistuu muutamalla klikkauksella. Ei enää "varattu"-lappuja ovessa tai sähköpostiketjuja kollegojen kanssa.
Sisäinen ja ulkoinen varaaminen
Käytetäänkö neuvotteluhuoneitasi vain yrityksen sisäisesti vai vuokraatteko niitä myös ulkoisille asiakkaille? Hallinnoija tukee molempia. Sisäisessä käytössä voit piilottaa hinnat kokonaan — työntekijät varaavat huoneen nopeasti kalenterista ilman maksua. Ulkoisille asiakkaille voit avata varausnäkymän netissä hinnoilla ja verkkomaksuilla.
AV-laitteet ja tarjoilut lisäpalveluina
Neuvotteluhuoneissa tarvitaan usein lisävarusteita: dataprojektori, videoneuvottelulaitteisto, valkokangas tai äänentoisto. Määrittele nämä lisäpalveluiksi, ja varaaja voi tilata ne varauksen yhteydessä. Tarjoatko myös kahvitarjoilua tai lounasta kokouksen yhteyteen? Lisää ne lisäpalveluiksi omilla hinnoillaan — hinta lasketaan automaattisesti kokonaishintaan.
Kapasiteetinhallinta
Pieni tiimikokous neljälle hengelle ei tarvitse 30 hengen auditoriumia. Merkitse jokaisen neuvotteluhuoneen kapasiteetti varausjärjestelmään, ja käyttäjät löytävät oikean kokoisen huoneen nopeasti. Tilan kuvaukseen voit lisätä myös pöytämuodon (U-pöytä, luokkamuoto, pyöreä pöytä) ja muut yksityiskohdat.
Automaattiset muistutukset
Järjestelmä lähettää varaajalle automaattisesti vahvistus- ja muistutusviestit sähköpostilla. Ei enää unohdettuja kokouksia tai tyhjiä huoneita. Muistutukset vähentävät peruuttamattomia varauksia ja parantavat huoneiden käyttöastetta merkittävästi.
Kaikki neuvotteluhuoneet yhdessä kalenterissa
Admin-kalenterissa näet kaikkien huoneiden varaustilanteen yhdellä silmäyksellä. Varausnäkymä synkronoituu reaaliajassa — ei tuplavarauksia, ei sekaannuksia.
Lopeta tuplavaraukset — ota varausjärjestelmä käyttöön
Kokeile Hallinnoijaa ilmaiseksi 30 päivää sitoutumatta mihinkään.
Tilavarausjärjestelmä neuvotteluhuoneelle 7,90 €/kk per huone
Nettivaraus neuvotteluhuoneille
- Käyttäjät näkevät vapaat neuvotteluhuoneet reaaliajassa ja varaavat netistä 24/7
- Huoneen kapasiteetti, varustelu ja kuvaus näkyvissä varausnäkymässä
- Reaaliaikainen kalenterisync estää tuplavaraukset — kun huone varataan, se poistuu vapaiden listalta
- Voit varata huoneita myös itse hallintanäkymästä — molemmat näkymät synkronoituvat
- Automaattiset vahvistus- ja muistutusviestit sähköpostilla
- Käyttäjät voivat perua varauksia itse määrittelemilläsi ehdoilla
Lisäpalvelut ja laskutus
- AV-laitteet, tarjoilut ja muut lisäpalvelut tilattavissa varauksen yhteydessä
- Tuntihinnoittelu — järjestelmä laskee kokonaishinnan automaattisesti
- Verkkomaksut ulkoisille asiakkaille
- Laskutus yritysasiakkaille suoraan järjestelmästä
- Varaus-, myynti- ja ALV-raportit automaattisesti
- GDPR-yhteensopiva tietosuoja
Neuvotteluhuoneille suunnitellut ominaisuudet
Sisäinen varausjärjestelmä ilman hintoja
Yrityksen sisäisessä käytössä hinnoittelu on usein tarpeetonta. Hallinnoijassa voit piilottaa hinnat kokonaan, jolloin työntekijät varaavat neuvotteluhuoneen nopeasti ilman maksamista. Näet silti kalenterissa kuka on varannut minkäkin huoneen ja mihin aikaan. Jos myöhemmin haluat avata tilat myös ulkoisille asiakkaille, lisäät vain hinnat ja verkkomaksut.
AV-laitteet lisäpalveluina
Videoneuvottelulaitteisto, dataprojektori, valkokangas, äänentoisto, fläppitaulu — kaikki nämä voi määritellä lisäpalveluiksi. Varaaja valitsee varauksen yhteydessä mitä varusteita tarvitsee. Näet hallintanäkymässä jokaisen varauksen lisäpalvelut ja voit valmistella huoneen etukäteen. Jos lisäpalveluilla on hinta, se lasketaan automaattisesti kokonaishintaan.
Kahvitarjoilu ja catering
Kokouksiin liittyy usein tarjoiluja. Lisää kahvitarjoilu, lounas tai iltapäiväkahvit lisäpalveluiksi omilla hinnoillaan. Varaaja voi tilata tarjoilut varauksen yhteydessä, ja sinä näet etukäteen mitä tarjoiluja millekin päivälle tarvitaan. Osallistujamäärän voit kysyä ennakkokysymyksellä.
Toistuvat kokoukset
Hallituksen kokous joka kuukauden ensimmäinen tiistai? Tiimipalaveri joka viikko keskiviikkona? Luo toistuva varaus yhdellä kertaa, ja neuvotteluhuone varataan automaattisesti kaikille kerroille. Voit muokata tai perua yksittäisiä kertoja tarvittaessa.
Ennakkokysymykset
Kysy varaajalta varauksen yhteydessä tärkeitä tietoja: osallistujamäärä, tarvitaanko erityisjärjestelyjä, kokouksen luonne (sisäinen/ulkoinen vieras)? Vastaukset näkyvät hallintanäkymässä varaustiedoissa, ja voit valmistella huoneen tarpeen mukaan.
Vuokraatko myös laajempia kokoustiloja? Tutustu kokoustilan varausjärjestelmään. Katso myös miten tilavarausjärjestelmä taipuu erilaisiin tarpeisiin.
Raportit ja käyttöaste
Näet huonekohtaisen käyttöasteen ja varaushistorian suoraan järjestelmästä. Raportit auttavat optimoimaan huoneiden käyttöä ja tunnistamaan suosituimmat ajankohdat.
Ala hallitsemaan neuvotteluhuonevarauksesi digitaalisesti!
Kokeile Hallinnoijaa ilmaiseksi kuukauden ajan sitoutumatta mihinkään.
Usein kysytyt kysymykset — Neuvotteluhuoneet
Sopiiko järjestelmä yrityksen sisäiseen neuvotteluhuonevarausjärjestelmäksi?
Kyllä, erinomaisesti. Voit piilottaa hinnat ja verkkomaksut kokonaan, jolloin työntekijät varaavat huoneen nopeasti kalenterista. Näet silti kuka on varannut minkäkin huoneen. Tämä sopii yrityksille, joilla on useita neuvotteluhuoneita ja paljon sisäisiä kokouksia.
Voiko samaa järjestelmää käyttää sekä sisäisesti että ulkoisille asiakkaille?
Kyllä. Voit määritellä osan huoneista pelkästään sisäiseen käyttöön (ilman hintoja) ja osan ulkoisesti varattaviksi (hinnoilla ja verkkomaksuilla). Molemmat näkyvät samassa hallintakalenterissa, mutta ulkoinen varausnäkymä näyttää vain ne huoneet, jotka olet avannut ulkoisille asiakkaille.
Voiko lisäpalveluja (AV-laitteet, tarjoilu) tarjota varauksen yhteydessä?
Kyllä. Määrittele lisäpalvelut (esim. videoneuvottelulaitteisto 0 €, kahvitarjoilu 5 €/hlö, lounas 15 €/hlö) ja varaajat voivat tilata ne varauksen yhteydessä. Näet hallintanäkymässä mitä lisäpalveluja mihinkin varaukseen on tilattu.
Miten estetään tuplavaraukset?
Hallinnoija käyttää reaaliaikaista kalenterisynkronointia. Kun huone varataan, se poistuu välittömästi vapaiden listalta. Tämä estää tuplavaraukset sekä sisäisessä että ulkoisessa käytössä. Jos kaksi henkilöä yrittää varata samaa aikaa samanaikaisesti, vain ensimmäinen onnistuu.
Voiko toistuvia kokouksia varata?
Kyllä. Voit luoda toistuvia varauksia (viikoittain, kuukausittain) yhdellä kertaa. Esimerkiksi "Iso neuvotteluhuone, joka tiistai klo 14–16" koko vuodeksi. Yksittäisiä kertoja voi muokata tai perua tarvittaessa ilman että koko sarjan varaus katoaa.
Voiko varaajan pyytää ilmoittamaan osallistujamäärän?
Kyllä. Voit lisätä ennakkokysymyksiä varauslomakkeeseen: osallistujamäärä, kokouksen tarkoitus, tarvitaanko erityisjärjestelyjä. Vastaukset näkyvät varaustiedoissa, ja voit valmistella huoneen tarpeen mukaan etukäteen.
Mitä maksaa usean huoneen hallinta?
Tilavarausjärjestelmä maksaa 7,90 €/kk per huone. Esimerkiksi 5 neuvotteluhuonetta = 39,50 €/kk. Ei aloitusmaksua, ei piilokustannuksia. Kokeile 30 päivää ilmaiseksi.
Valmis aloittamaan?
Ota neuvotteluhuonevarausjärjestelmä käyttöön jo tänään.
Ei luottokorttia, ei sitoutumista