1. Etusivu
  2. Ominaisuudet

Kaikki mitä tarvitset ajanvaraukseen

Hallinnoija on monipuolinen ajanvarausjärjestelmä, joka mukautuu yrityksesi tarpeisiin. Tutustu kaikkiin ominaisuuksiin ja näe, miten Hallinnoija helpottaa arkeasi.

Kokeile ilmaiseksi

30 päivää, ei sitoutumista

Nettiajanvaraus asiakkaillesi

Online-ajanvaraus 24/7

Asiakkaasi voivat varata aikoja milloin tahansa – myös öisin ja viikonloppuisin. Varauskalenteri näyttää vapaat ajat reaaliajassa ja ohjaa asiakkaan suoraan varaukseen.

  • Reaaliaikainen saatavuus
  • Mobiiliystävällinen näkymä
  • Helppo upottaa omille kotisivuille

Automatisoidut muistutukset ja viestit

Järjestelmä lähettää automaattisesti muistutusviestin asiakkaalle ennen varattua aikaa. Vähennä peruutuksia ja no-show-tapauksia jopa 80%.

  • Sähköpostimuistutukset
  • SMS-muistutukset (lisämaksusta)
  • Mukautettavat viestipohjat

Palveluiden hallinta

Rajattomasti palveluita

Luo niin monta palvelua kuin tarvitset. Määritä jokaiselle oma nimi, kuvaus, kesto ja hinta.

Palvelukategoriat

Ryhmittele palvelut kategorioihin selkeämmän asiakaskokemuksen takaamiseksi.

Lisäpalvelut

Tarjoa lisäpalveluita varauksen yhteydessä. Hinnat lasketaan automaattisesti yhteen.

Joustava saatavuus

Määritä palvelukohtaisesti viikonpäivät ja kellonajat milloin palvelu on varattavissa.

Maksimimäärä per päivä

Rajoita kuinka monta kertaa tiettyä palvelua voi varata päivässä. Estä liikatyö.

Ennakkokysymykset

Kysy asiakkaalta lisätietoja varauksen yhteydessä. Palvelukohtaiset kysymykset.

Useita työntekijöitä

Työntekijäkohtaiset kalenterit

Jokaisella työntekijällä on oma kalenteri ja omat työajat. Asiakkaat voivat valita haluamansa työntekijän tai antaa järjestelmän ehdottaa vapaita aikoja kaikilta.

  • Erilliset työaikataulut
  • Työntekijäkohtaiset palvelut
  • Lomat ja poissaolot

Työntekijäkohtainen hinnoittelu

Sama palvelu voi maksaa eri hinnan eri työntekijöillä. Kokeneemmat tekijät voivat veloittaa enemmän – kaikki lasketaan automaattisesti.

  • Eri hinnat eri tekijöille
  • Eri kestot eri tekijöille
  • Kokemuspohjaisesti hinnoiteltavissa

Verkkomaksut ja laskutus

Verkkomaksut

Ota vastaan ennakkomaksuja verkkomaksuilla. Vähennä no-show-tapauksia ja varmista tulot etukäteen.

Lahjakortit

Myy lahjakortteja verkkokaupasta. Lahjakortit käyvät maksuvälineenä ajanvarauksessa.

Laskutus

Tee laskuja suoraan järjestelmästä. Lähetä sähköpostilla tai verkkolaskuna. Myyntireskontra seuraa maksuja.

Tilavaraukset ja resurssit

Tilojen ja laitteiden varaus

Vuokraa tiloja, laitteita tai muita resursseja. Järjestelmä tarkistaa automaattisesti, että resurssit ovat vapaana.

  • Saunat ja kylpylät
  • Urheilukentät ja -salit
  • Simulaattorit
  • Mökit ja majoitustilat

Kapasiteettihallinta

Hallitse useiden samanaikaisten varausten määrää. Sopii ryhmäliikuntaan, kursseihin ja tapahtumiin.

  • Maksimi osallistujamäärä
  • Ryhmävaraukset
  • Toistuvat varaukset (kausivaraukset)
  • Siivous- ja puskuriajat

Asiakashallinta

Asiakasrekisteri

Kaikki asiakastiedot yhdessä paikassa. Yhteystiedot, varaushistoria, laskut ja muistiinpanot.

Asiakastagit

Merkitse asiakkaita tageilla. Helpottaa kohdennettua viestintää ja asiakkaiden segmentointia.

Varaushistoria

Näe jokaisen asiakkaan koko varaushistoria. Tunnista kanta-asiakkaat ja seuraa käyntimääriä.

Viestintä

Vahvistusviestit

Automaattiset vahvistusviestit varauksista sähköpostiin. Peruutuskoodi mukana.

SMS-viestit

Lähetä tekstiviestejä asiakkaille. Muistutukset, markkinointi ja tiedotteet suoraan puhelimeen.

Viestipohjat

Luo omia viestipohjia toistuviin viesteihin. Säästä aikaa vakiomuotoisessa viestinnässä.

Peruutukset ja varausehdot

Itsepalveluperuutukset

Asiakkaat voivat perua varauksia itse peruutuskoodilla. Määritä palvelukohtaisesti kuinka kauan ennen varausta peruutus on sallittu.

  • Peruutuskoodi sähköpostissa
  • Palvelukohtaiset aikarajat
  • Automaattinen kalenterin vapautus

Varausehdot

Määritä omat varausehdot jotka asiakkaan täytyy hyväksyä ennen varausta. Palvelukohtaiset ehdot mahdollisia.

  • Yleiset varausehdot
  • Palvelukohtaiset ehdot
  • GDPR-yhteensopiva

Tekniset ominaisuudet

Pilvipohjainen

Ei asennuksia. Toimii suoraan selaimesta missä tahansa.

Responsiivinen

Toimii kaikilla laitteilla – tietokoneella, tabletilla ja puhelimella.

Tietoturvallinen

GDPR-yhteensopiva. Salattu yhteys ja varmuuskopiot.

Upotettava

Upota varauskalenteri omille kotisivuillesi helposti.

Toimialakohtaiset ratkaisut

Hallinnoija mukautuu eri toimialojen tarpeisiin. Tutustu toimialakohtaisiin esimerkkeihin:

Hierojat

Kampaamot

Saunat

Urheilukentät
Katso kaikki toimialat

Valmis kokeilemaan?

Kokeile kaikkia ominaisuuksia 30 päivää ilmaiseksi. Ei luottokorttia, ei sitoutumista.

Aloita ilmainen kokeilu

Keskeiset ominaisuudet


Edullinen, monipuolinen ja jatkuvasti kehittyvä

Vaikka Hallinnoija -ajanvarausjärjestelmä on yksi markkinoiden monipuolisimpia ajanvarausjärjestelmiä on se silti myös yksi edullisimpia.

  • Nettiajanvarauksen hinta on vain 7,90 €/kk/varauskalenteri. Varauskalenteri tarkoittaa tässä tapauksessa esim. hierojaa, jolta voi varata aikoja Hallinnoijassa.
  • Järjestelmään voidaan lisätä rajaton määrä varauskalentereita ja toimipisteitä.
  • Mikäli teillä on tarve suurelle määrälle varattavia resursseja, ottakaa yhteyttä ja pyytäkää tarjous.
  • Selkeä hinnoittelumalli, ei piilokuluja eikä aloitusmaksua.
  • Kokeile järjestelmää ilmaiseksi 30:n päivän ajan
  • Ajanvarausjärjestelmämme on ollut käytössä jo vuodesta 2017 asti ja sitä kehitetään aktiivisesti asiakkaiden toiveiden mukaan. Älä epäröi kertoa meille kehitystoiveitasi.

Asiakkaan ajanvarauskalenteri

Ajanvarausnäkymän voi säätää monipuolisilla asetuksilla näyttämään ja toimimaan juuri haluamallasi tavalla.

  • Valitse joko kalenterinäkymän tai viikkonäkymän väliltä.
  • Näkymän voi halutessaan määritellä toimipistekohtaisesti erilaiseksi.
  • Määrittele sivustollesi haluamasi värimaailma, bannerit ja lukuisat muut ulkoasulliset osiot jotta saat näkymästä mahdollisimman itsesi näköisen.
  • Halutessasi voit määrittää vapaasti luotavia luokituksia ajanvarausnäkymään. Näillä voit niputtaa palveluita esim. eri kategorioiden alle.
  • Voit määritellä tarkkaan mitä tietoja ajanvarausnäkymässä näytetään ja mitä tietoja asiakkailtasi kysytään.
  • Lisää kuvia toimipisteelle, ajanvarausresursseille ja palveluille, elävöittääksesi varausnäkymää entisestään.
  • Voit luoda täysin vapaamuotoisia kysymyksiä ajanvarauslomakkeelle, joille voit määritellä kysymysten tyypin, pakollisuuden ja järjestyksen. Vapaamuotoiset kysymykset voi määritellä myös palvelukohtaisesti.
  • Varausnäkymän voi helposti joko upottaa omille sivuillesi tai voit ohjata asiakkaasi omalle Hallinnoija - Ajanvaraussivustollesi.

Hallintanäkymän varaus- ja työaikakalenteri

Tehdessäsi itse varauksia voit tehdä niitä selkeästä hallintanäkymän varauskalenterista käsin.

  • Näe kalenterisi yhdestä näkymästä ja tee varauksia vain parilla klikkauksella.
  • Asiakkaan ajanvarausnäkymä reagoi välittömästi tekemiisi varauksiin, ettei tuplabuukkauksia pysty syntymään.
  • Voit tehdä varauksen helposti valitsemalla tapahtumaan liitettävän palvelun suoraan listasta ja halutessasi tehdä tapahtumasta laskun tai kuitin.
  • Selaa kalenterissa joko vain omia tapahtumiasi tai filtteröi esim. koko toimipisteen tapahtumat kerralla näkyviin, jotta näet mahdollisten muidenkin työntekijöiden vapaat ajat.
  • Näe varauskalenterissa kätevästi määrittelemäsi työajat, jotta tiedät yhdellä silmäyksellä missä sinulla on vapaata työaikaa.

Työaikojen määrittely

Järjestelmä antaa sinulle täyden vapauden ja monta eri tapaa määritellä työaikasi ja sen myötä saatavuutesi.

  • Mikäli työaikasi ovat suurimman osan aika säännölliset voit määritellä ajanvarauksen yleisasetuksista oletustyöpäiväsi, esim. Ma-Pe, ja oletustyöaikasi, esim. 09-17.
  • Voit kytkeä automaattiset pyhäpäivät asetuksen päälle jolloin kalenterin yleiset pyhäpäivät ovat automaattisesti estettyjä varauksien suhteen.
  • Työaikakalenteriin voit määritellä työaikoja niin tarkkaan kuin milloinkin koet tarpeelliseksi. Esim. niin että olet jonain päivänä töissä aikavälin 8-12 ja toisen pätkän välillä 16-20.
  • Aina jos määrittelet jollekin päivälle erillistä työaikaa, on se työaika mitä sinulle käytetään kyseiseltä päivältä, vaikka olisitkin määritellyt ajanvarauksen yleisasetuksissa oletustyöaikaa samalle päivälle.
  • Voit halutessasi kopioida kerralla kokonaisia viikkoja työaikojasi jotta et joudu syöttämään työaikoja erikseen kalenteriin joka viikolle.
  • Ajanvarausasetuksista voit kytkeä halutessasi päälle asetukset, että kaikki työaika täytyy määritellä kalenteriin. Tällöin asiakkaasi voivat varata aikoja vain kalenteriin määrittelemillesi aikalohkoille. Tämä asetus on hyvä jos työaikasi ovat hyvin satunnaisia eikä niissä juuri ole toistuvuutta joita kannattaisi yleisasetuksiin määritellä.
  • Kaikki työaika-asetukset voi halutessaan määritellä käyttäjäkohtaisesti.

Palveluiden määrittely

Hallinnoijassa voit määritellä palveluita todella monipuolisin asetuksin.

  • Voit halutessasi luoda palveluille kategorioita, joiden kautta voit ryhmitellä palveluitasi tarkemmin helpottamaan asiakkaittesi varausprosessia.
  • Järjestelmään voi vapaasti luoda myös lisäpalveluita joita asiakas voi valita varaukseensa varsinaisen palvelunsa yhteyteen. Lisäpalvelut voi määritellä palvelukohtaisesti, jotta palvelu sisältää juuri ne lisäpalvelut, mitä siihen haluat kuuluvan.
  • Palvelut voi määritellä kuuluvaksi kaikille työntekijöille tai vain tietyille.
  • Palveluille voi määritellä työntekijäkohtaiset hinnat ja muutkin asetukset näin halutessasi.
  • Palveluiden ajat voi määritellä hyvinkin tarkasti. Voit määritellä minä viikonpäivinä palvelua tarjotaan ja voit myös määritellä että palvelua tarjotaan esim. vain iltaisin välillä 17-20.
  • Voit määritellä myös maksimimäärän mitä kyseistä palvelua voi varata per vuorokausi. Tämä on tarpeen jos sinulla on esim. jokin vaativa palvelu, kuten 2h kestävä hieronta, etkä halua niitä varattavan kuin max. 2 kpl per vuorokausi.
  • Hallinnoijassa on mahdollista määritellä jopa palvelukohtaisesti asiakkaalta kysyttäviä lisäkysymyksiä ajanvarauksen yhteyteen.
  • Palveluihin pystyy halutessaan liittämään tiloja/muita resursseja, jolloin järjestelmä osaa tarkistaa myös että kyseinen resurssi täytyy myös löytyä vapaana asiakkaan tehdessä ajanvarausta. Tätä voi hyödyntää jos varattava palvelu vaatii esim. ultraäänilaitteen ja sen täytyy löytyä vapaana palvelua varten.

Käyttö kotisivuna

Voit käyttää Hallinnoija -sivustoasi myös kotisivunasi mikäli et koe tarvetta erilliselle kotisivulle. Näin pystyt helposti päivittämään sivujasi ajankohtaisilla asioilla suoraan Hallinnoijasta käsin.

  • Sivuillesi voi vapaasti lisätä erillisiä kategorioita ja alasivuja mielesi mukaan.
  • Voit customoida sivuillesi tyylikkäät bannerit tai lisätä vaikka kuvia galleriaan.
  • Sivuille voi lisätä uutisia tai muita ajankohtaisia tiedotteita.
  • Kustannuksia ajatellen säästät erillisen kotisivun ylläpidosta koituvat kulut jotka luultavasti olisivat jo yksistään enemmän kuin Hallinnoija - Ajanvarausjärjestelmän kuukausimaksu.
  • Osa asiakkaistamme on ollut niin tyytyväisiä Hallinnoijan käyttöön myös omana kotisivunaan että ovat luopuneet täysin erillisistä kotisivuistaan.

Varauskriteerien määrittely

Mikäli sinua huolettaa antaa asiakkaillesi ajanvaraus käyttöön, niin voit tiukentaa siihen liittyviä asetuksia juuri sen verran kuin koet parhaaksi.

  • Voit valita tarkkaan mitkä tiedot asiakkaan on vähintään syötettävä ajanvarausta tehdessä.
  • Asetuksilla voi tarkkaan määritellä kuinka monta tuntia ennen varattavaa aikaa ajan voi varata ja kuinka pitkälle tulevaisuuteen aikoja voi etukäteen varata. Tällä voit varmistaa ettei kukaan varaa aikaa esim. tunnin päähän jos se ei sinulle sovi.
  • Voit ottaa käyttöön eston ettei sama asiakas voi liian nopeasti tehdä useita varauksia kalenteriisi.
  • Jos haluat välttää sen ettei päivään muodostu yksittäisiä aikoja esim. alku- ja loppupäähän voit ottaa käyttöön niin sanotun optimaalisen täytön ja järjestelmä pyrkii täyttämään varauskalenterisi järkevästi.
  • Voit kytkeä päälle ajanvarauksen tietojen syötön jälkeen tulevan vahvistussivun missä asiakas voi tarkistaa tietonsa ennen varauksen varsinaista vahvistamista.
  • Syötä halutessasi järjestelmään varausehdot jotka asiakkaan on hyväksyttävä ajanvarauksen tehdessään. Varausehdot voivat olla myös palvelukohtaisia.
  • Palvelulle voi määrittää maksimimäärän mitä yhden päivän aikana kyseistä palvelua voi olla.

Lahjakorttien myynti

Halutessasi voit ottaa järjestelmääsi lahjakorttien myynti -lisäosan ja myydä lahjakortteja omasta verkkokaupastasi.

  • Voit luoda rajattomasti erilaisia lahjakortteja verkkokauppaasi eri arvoineen ja voimassaoloaikoineen.
  • Sitouta asiakkaasi etukäteen palveluihisi.
  • Yhdistä lahjakorttien myyntiisi myös itse luotavia alennuskoodeja kampanjoidesi yhteydessä.
  • Asiakas saa automaattisesti PDF -muotoisen lahjakortin käyttökoodeineen sähköpostiiinsa, oston yhteydessä.
  • Voit lukea asiakkaan lahjakortin viivakoodinlukijalla käynnin yhteydessä tai kirjoittaa koodin manuaalisesti järjestelmään.
  • Lahjakortista voi käyttää halutessaan vain osan ja loppuosan myöhemmin. Järjestelmä seuraa käyttöä puolestasi.
  • Lahjakortti -lisäosan saat automaattisesti käyttöösi tilatessasi verkkomaksut käyttöön Hallinnoija -järjestelmääsi.

Muistutus- ja vahvistusviestit

Voit automatisoida muistutus- ja vahvistusviestit tehdyistä varauksista ja näin säästyt turhilta peruuntumisilta unohdusten takia.

  • Säädä tarkkaan milloin muistutusviestit lähtevät asiakkaille.
  • Viestejä voidaan lähettää sekä sähköpostitse että tekstiviestitse.
  • Minimoi unohdusten takia välistä jääneet ajat ja säästä selvää rahaa.
  • Voit ottaa käyttöön varauskoodin jonka avulla ajan varannut asiakkaasi voi perua ajan helposti netin kautta, asettamiesi aikarajojen puitteissa.

Asiakasrekisteri ja laskutus

Hallinnoijalla et saa käyttöösi vain ajanvarausta, vaan myös kattavan asiakashallinnan ja laskutuksen.

  • Kaikki asiakkaasi päätyvät asiakasrekisteriisi ja voit kätevästi jakaa heitä ryhmiin sekä merkitä heitä eri tageilla hakuja helpottamaan.
  • Järjestelmä ymmärtää kun asiakas joka on jo järjestelmässä varaa sinulta uuden ajan ja osaa yhdistää hänen tuoreen varauksensa olemassa olevan asiakkaan alle.
  • Asiakkaan alta löydät kaikki asiakkaan tekemät varaukset, laskut, lähettämäsi viestit ja muistiinpanot mitä olet historian aikana asiakkaalle tehnyt.
  • Voit lähettää viestejä joko sähköpostitse tai tekstiviestitse joko yhdelle tai usealle kerralla suoraan järjestelmästä.
  • Hallinnoi kaikki myyntisi ja tee laskut suoraan Hallinnoijalla. Voit lähettää laskut asiakkaalle PDF-muodossa suoraan järjestelmästä tai tulostaa hänelle suoraan laskun/kuitin käteen käynnin yhteydessä.
  • Tietosuoja (GDPR) on Hallinnoija -järjestelmässä aina otettuna huomioon ja järjestelmä tarjoaakin helpon pohjan tietosuojaselostettanne varten johon voitte tarvittaessa muokata omaa toimialaanne koskevat osuudet. Tämä tietosuojalomake voidaan hyväksyttää asiakkaillanne ajanvarauksen yhteydessä.

Ajanvarausjärjestelmän käyttöönotto


Hallinnoija - Ajanvarausjärjestelmän käyttöönotosta on pyritty tekemään mahdollisimman lyhyt ja yksinkertainen prosessi. Tässä tärkeimmät vaiheet käyttöönotosta.

Tarkempia ohjeita ajanvaraukseen löydät ohjeet sivuiltamme.

1. Testitunnusten tilaus

Ensimmäinen askel on luonnollisesti oman Hallinnoija -ympäristönne tilaaminen.

  • Maksuttomat demotunnukset voit tilata täältä.
  • Päätä oman Hallinnoija -järjestelmäsi osoite ja täytä tarvittavat tiedot.
  • Sinulle luodaan oma Hallinnoija -sivustosi ja saat sähköpostiisi kirjautumiseen tarvittavat tunnukset ja osoitteen omaan Hallinnoija -sivustoosi.

2. Varaussivun testaaminen

Järjestelmä luo sinulle yhden esimerkkipalvelun ja tekee demotunnusten tilauksen tekijästä varattavan resurssin, jotta pääset saman tien omalle Hallinnoija -sivustollesi siirtyessä testaamaan asiakkaan varausnäkymää. Esimerkkipalvelun voi luonnollisesti poistaa tai muokata oikeaksi palveluksi heti kun sitä ei enää tarvitse.

  • Käy halutessasi testaamassa asiakkaan ajanvarausnäkymää.
  • Tässä vaiheessa asiakkaasi eivät vielä löydä sivuasi, koska et ole vielä sitä mihinkään jakanut, eli voit rauhassa testata ja säätää näkymääsi.

3. Ajanvarausasetusten ja palveluiden määrittely

Kun olet käynyt testaamassa asiakkaan ajanvarausnäkymää, on aika kirjautua ohjelmaan sisälle ja alkaa määrittelemään oikeita asetuksia ja palveluita.

  • Kirjaudu järjestelmään sisään saamillasi tunnuksilla.
  • Poista/muokkaa esimerkkipalvelu ja luo muutkin tarjoamasi palvelut ja lisäpalvelut.
  • Määrittele ajanvarausasetuksissa tarkemmat aikarajat ja muut kriteerit varauksiin sekä muokkaa oletustyöpäiväsi ja -aikasi haluamiksesi tai ota käyttöön työajansyöttö vain kalenterin kautta.
  • Määrittele vahvistus- ja muistutusviesteihin liittyvät asetukset.
  • Testaa asiakkaiden ajanvarausnäkymää aina kun muutat joitain asetuksia, jotta voit olla varma että säädit asetuksia haluamallasi tavalla.

4. Julkaise varaussivusi

Kun olet määritellyt palvelusi, resurssisi, haluamasi asetukset sekä työaikasaatavuutesi niin voit julkaista ajanvaraussivustosi asiakkaittesi käyttöön.

  • Voit lisätä linkin ajanvaraussivustollesi eri sivuille missä haluat sitä mainostaa, kuten vaikka Facebookiin tai omille sivuillesi.
  • Voit myös upottaa ajanvaraussivun mille tahansa websivulle kuten omille erillisille kotisivuillesi, ajanvarausasetuksista löytyvällä upotuskoodilla.
  • Ala ottamaan varauksia vastaan asiakkailtasi ja muista lisätä myös muita kautta kuten puhelimitse antamasi ajat kalenteriin.
Loading…