Suomalainen ajanvarausjärjestelmä terapeuteille
Ajanvarausjärjestelmä terapeuteille
Vähemmän puhelinsäätöä, enemmän aikaa asiakkaille. Hallinnoija hoitaa varaukset, muistutukset, maksut ja laskutuksen, jotta sinä voit keskittyä terapiatyöhön.
1 % varauksista (0 € kun kalenteri on kiinni) tai kiinteä 7,90 €/kk
Ei luottokorttia. Ei sitoutumista. Käyttöönotto noin 15 minuutissa.
Mikä on terapeutin ajanvarausjärjestelmä?
Terapeutin ajanvarausjärjestelmä on ohjelmisto, jolla asiakkaat varaavat vastaanottoajat itse verkossa ja terapeutti hallitsee kalenterin, muistutukset, maksut ja laskutuksen yhdessä paikassa. Hallinnoija vähentää peruuntuneita aikoja automaattisilla tekstiviestimuistutuksilla ja vapauttaa sinut puhelimesta kesken vastaanoton. Hinta on 1 % toteutuneista varauksista (0 € kuukausina jolloin kalenteri on kiinni) tai kiinteä 7,90 €/kk, ja 30 päivän ilmainen kokeilu ilman luottokorttia.
Ilman ajanvarausjärjestelmää
- Puhelin soi kesken vastaanoton ja keskeyttää työn
- Tuplavaraukset ja kalenterin sekaannukset
- Asiakkaat unohtavat aikansa - no-show syö liikevaihtoa
- Laskut ja kuitit kasataan käsin ilta-aikaan
- Iltaisin ja viikonloppuisin ei tule varauksia
- Asiakkaan ennakkotiedot ja käyntihistoria muistin varassa
Hallinnoija-ajanvarausjärjestelmällä
Suositeltu- Asiakkaat varaavat itse netistä 24/7 ilman soittamista
- Reaaliaikainen kalenteri estää tuplavaraukset automaattisesti
- Automaattiset muistutusviestit vähentävät no-show-varauksia jopa 70 %
- Laskutus, kuitit ja raportit syntyvät järjestelmästä
- Varauksia tulee myös iltaisin ja viikonloppuisin ilman lisätyötä
- Asiakasmuistiot ja käyntihistoria aina käytettävissä
Säästät aikaa joka viikko ja vähennät virheitä.
Kaikki mitä terapeutti tarvitsee
Varaukset, maksut ja laskutus yhdessä järjestelmässä.
Asiakkaasi varaavat itse 24/7
Asiakkaasi varaavat vastaanottoaikoja netistä vuorokauden ympäri ilman rekisteröitymistä. Ei enää puheluita kesken vastaanottojen.
70 % vähemmän no-show-varauksia
Vahvistus- ja muistutusviestit lähetetään automaattisesti sähköpostilla tai tekstiviestillä. Sinun ei tarvitse muistuttaa itse.
Korttimaksut suoraan kalenterista
Vastaanota korttimaksut paikan päällä SumUp-maksupäätteellä. Maksu käynnistyy kalenterista ja kohdistuu automaattisesti oikeaan varaukseen.
Etä- ja lähivastaanotot
Tarjoa vastaanottoja sekä paikan päällä että etänä. Määrittele etävastaanotto omaksi palvelukseen, niin asiakas valitsee sen varatessaan ja saa ohjeet vahvistusviestiin.
Asiakasmuistiot ja ennakkotiedot
Pinnaa asiakkaalle pysyvä muistio ja kerää ennakkotiedot jo varauksen yhteydessä. Kirjaa myös käyntikohtaiset sisäiset huomiot. Kaikki näkyy suoraan varauksella.
Laskutus ja raportit valmiina
Luo laskuja suoraan järjestelmästä ja anna asiakkaiden maksaa jo varauksen yhteydessä. Varaus-, myynti- ja ALV-raportit syntyvät automaattisesti.
Hallinnoi varauksia selkeässä kalenterissa
Näet varatut ajat, asiakastiedot ja päivän kuormituksen yhdellä silmäyksellä. Hallitse kalenteria helposti myös mobiilissa.
Asiakkaasi varaavat helposti verkossa
Mobiiliystävällinen varausnäkymä, jossa asiakas valitsee palvelun, näkee vapaat ajat ja varaa ilman rekisteröitymistä.
Miltä arkesi näyttää Hallinnoijalla?
Kun ajanvaraus, maksut ja laskutus toimivat yhdessä, terapeutin arkesi muuttuu.
Aamusi alkaa rauhallisesti
Avaat kalenterin ja näet päivän vastaanottoajat valmiina asiakasmuistioineen. Ei aamupuheluja, ei viestejä, ei tuplavarauksia.
Illat ja viikonloput tuovat varauksia
Varaussivu toimii 24/7. Heräät aamuun, jossa kalenteriin on tullut uusia vastaanottovarauksia yön aikana.
Kuukauden lopussa raportit ovat valmiina
ALV-raportti, myyntiraportti ja laskuttamattomat varaukset yhdellä klikkauksella kirjanpitäjälle.
Lopeta puhelimeen vastaaminen kesken vastaanoton
Kokeile Hallinnoijaa ilmaiseksi 30 päivää sitoutumatta mihinkään.
Ei luottokorttia. Ei sitoutumista.
Miten se toimii?
Käyttöönotto on helppoa ja nopeaa – aloita vain 15 minuutissa.
Tilaa kokeilu
Tilaa 30 päivän ilmainen kokeilu. Ei luottokorttia, ei sitoutumista. Tunnukset sähköpostiisi sekunneissa.
Määrittele palvelusi
Lisää palvelusi, hinnat ja kestot. Määrittele työajat ja lisää mahdolliset työntekijät.
Ota lisäpalvelut käyttöön
Aktivoi halutessasi verkkomaksut, maksupääte ja SMS -muistutusviestit.
Jaa varauslinkki
Jaa varaussivusi linkki kotisivuillasi ja somessa. Asiakkaat varaavat 24/7 netistä.
Selkeä hinnoittelu
Ajanvarausjärjestelmä maksaa 7,90 €/kk per varattava resurssi. Ei aloitusmaksua, ei piilokustannuksia. Lisäpalvelut kuten verkkomaksut ja maksupääte ovat valinnaisia.
Ajanvarausjärjestelmä terapeutille 7,90 €/kk
Nettiajanvaraus terapeutille
Asiakkaasi löytävät varauskalenterisi netistä ja voivat varata vastaanottoaikoja 24/7 ilman rekisteröitymistä. Määrittele tarjoamasi palvelut, hinnat ja kestot. Lisää palvelukohtaiset ennakkokysymykset ja lisäpalvelut, jolloin järjestelmä laskee ajan ja hinnan automaattisesti. Voit varata aikoja myös itse hallintanäkymästä. Molemmat näkymät synkronoituvat automaattisesti.
Automaattiset vahvistus- ja muistutusviestit sähköpostilla tai tekstiviestillä vähentävät no-show-varauksia. Asiakkaat voivat perua tai siirtää aikoja itse määrittelemilläsi ehdoilla.
Asiakashallinta ja laskutus
Kaikki asiakkaasi yhdessä asiakasrekisterissä. Pinnaa asiakkaalle pysyvä muistio (esim. toiveet ja käytännön huomiot), joka näkyy jokaisella varauksella. Kirjaa käyntikohtaiset sisäiset muistiinpanot suoraan varaukseen. Näet asiakkaan koko historian: varaukset, valitut palvelut, laskut ja viestit. Luo laskuja suoraan järjestelmästä ja lähetä ne asiakkaalle. GDPR-yhteensopiva tietosuoja ja rekisteriseloste.
Terapeuteille suunnitellut ominaisuudet
Useita terapiamuotoja
Määrittele kaikki tarjoamasi palvelut: yksilöterapia, pariterapia, perheterapia, ravitsemusterapia, toimintaterapia, lyhyt- ja ratkaisukeskeinen terapia. Jokaiselle oma hinta ja kesto. Toimitko fysioterapia-alalla? Tutustu fysioterapeutin ajanvaraukseen.
Etä- ja lähivastaanotot
Tarjoatko sekä etä- että lähivastaanottoja? Määrittele etävastaanotto omaksi palvelukseen ja lähivastaanotto omakseen. Asiakas valitsee tavan varatessaan, ja vahvistus- sekä muistutusviestiin voi liittää tarvittavat ohjeet ja mahdollisen videolinkin.
Palvelukohtaiset ennakkokysymykset
Kysy asiakkailtasi varauksen yhteydessä tarvittavat ennakkotiedot: käynnin syy, toiveet ja huomioitavat asiat. Voit määrittää eri kysymykset eri palveluille, jolloin saat valmistautumiseen tarvittavat tiedot etukäteen.
Joustava työajan määrittely
Määrittele työaikasi juuri niin kuin sinulle sopii. Voit asettaa oletustyöajat (esim. ma-pe 9-17) ja tehdä poikkeuksia yksittäisille päiville. Tai jos teet epäsäännöllistä työtä tai iltavastaanottoja, merkitse työajat vain suoraan kalenteriin ilman oletustyöaikoja. Täysi vapaus!
Sarjakortit ja terapiajaksot
Myy sarjakortteja (esim. 10 käynnin terapiajakso) tai lahjakortteja suoraan verkkokaupastasi. Järjestelmä seuraa automaattisesti käytetyt kerrat ja jäljellä olevan saldon.
Ajanvarausjärjestelmä terapeutille – mitä siihen kuuluu?
Terapeutin ajanvarausjärjestelmä on enemmän kuin pelkkä varauskalenteri. Se yhdistää kaikki yksinyrittäjäterapeutin tarpeet yhteen ohjelmaan: nettiajanvarauksen, asiakasrekisterin, käyntihistorian, automaattiset muistutukset, sarjakortit, lahjakortit, verkkomaksut ja laskutuksen. Käytännössä tämä tarkoittaa että voit lopettaa erillisten Excel-taulukoiden, paperikalentereiden ja erillisen laskutusohjelman käytön – kaikki hoituu yhdestä paikasta.
Terapeutin ajanvarausjärjestelmänä Hallinnoija eroaa yleisistä kalenteriohjelmista siten, että se on suunniteltu juuri palveluammattilaisen tarpeisiin: palvelukohtaiset kestot ja hinnat, etä- ja lähivastaanotot, pinnatut asiakasmuistiot, käyntikohtaiset huomiot ja koko käyntihistoria yhdellä silmäyksellä. Lisäksi suomenkielinen tukemme tuntee toimialasi tarpeet – et puhu yhdysvaltalaisen tukitiimin kanssa, joka ei ymmärrä suomalaisen terapiavastaanoton arkea.
Potilastietojärjestelmä terapeutille – mitä Hallinnoija on ja mitä se ei ole?
Termi "potilastietojärjestelmä" viittaa varsinaisiin terveydenhuollon tietojärjestelmiin (esim. Kanta-yhteensopiviin järjestelmiin), joihin tallennetaan virallisia potilas- ja hoitotietoja sekä diagnooseja. Hallinnoija ei ole varsinainen potilastietojärjestelmä eikä Kanta-yhteensopiva, eikä siihen pidä tallentaa lakisääteistä terveys- tai potilastietoa. Terapiatyössä käsiteltävät tiedot ovat usein erityisen arkaluonteisia, joten varsinaiset hoitomuistiinpanot ja terapiakirjaukset kuuluvat tarkoitukseen suunniteltuun järjestelmään.
Sen sijaan Hallinnoija toimii terapeutin asiakas- ja varaustietojärjestelmänä: voit tallentaa asiakkaiden yhteystiedot, käyntihistorian, valitut palvelut, ajanvaraukseen liittyvät toiveet, omat sisäiset muistiinpanot käynneistä sekä laskutustiedot. Käytännössä monet terapeutit käyttävät Hallinnoijaa ajanvaraukseen, asiakashallintaan ja laskutukseen, ja pitävät varsinaiset potilas- ja hoitotiedot erikseen joko käsin tai erillisessä, tarkoitukseen sopivassa potilastietojärjestelmässä. Näin saat sähköisen ajanvarauksen helppouden ja noudatat silti lakia terveys- ja potilastietojen tallennuksessa.
Toimivatko palvelusi osana laajempaa hoitokokonaisuutta? Katso miten ajanvarausjärjestelmä taipuu erilaisiin tarpeisiin. Jos työskentelet useamman ammattilaisen kanssa, tutustu myös hyvinvointikeskuksen ajanvaraukseen.
Asiakkaan tiedot suoraan varauksessa
Pinnattu asiakasmuistio näkyy jokaisella varauksella automaattisesti. Kirjaa esim. asiakkaan toiveet ja käyntiin liittyvät käytännön huomiot. Lisäksi voit kirjata käyntikohtaiset sisäiset huomiot, jotka eivät näy asiakkaalle.
Ala kasvattamaan terapiavastaanottoasi!
Kokeile Hallinnoijaa ilmaiseksi kuukauden ajan sitoutumatta mihinkään.
Raportit ja ALV valmiina
Varaus-, myynti- ja ALV-raportit syntyvät automaattisesti. Lähetä kirjanpitäjälle valmiit tiedot yhdellä klikkauksella. Ei manuaalista kokoamista.
Usein kysytyt kysymykset
Voivatko asiakkaani valita haluamansa palvelun tai terapiamuodon?
Kyllä. Määrittelet järjestelmään kaikki tarjoamasi palvelut (esim. yksilöterapia 60 min, pariterapia 90 min, ravitsemusneuvonta 45 min). Asiakkaat näkevät kaikki vaihtoehdot varausnäkymässä ja valitsevat haluamansa. Voit myös tarjota etä- ja lähivastaanottoja omina palveluinaan.
Miten asiakkaat löytävät varausnäkymäni?
Saat oman Hallinnoija-varaussivustosi osoitteeseen esim. hallinnoija.fi/sinunyrityksesi. Voit jakaa tämän linkin omilla kotisivuillasi, Facebookissa, Instagramissa tai missä tahansa. Voit myös upottaa varauskalenterin suoraan omille kotisivuillesi koodinpätkällä jonka saat järjestelmästä.
Voiko asiakas perua ajan itse?
Kyllä, jos haluat. Voit määritellä asetuksista että asiakkaat voivat perua aikoja esimerkiksi 24 tuntia ennen varattua aikaa. Asiakas saa vahvistusviestissä peruutuskoodin, jolla hän voi perua varauksen itse määrittelemilläsi aikarajojen puitteissa. Jos asiakas haluaa siirtää aikaa, hän peruu vanhan ajan ja tekee uuden varauksen. Tämä säästää sinun aikaasi, kun ei tarvitse vastata peruutuspuheluihin.
Voinko tarjota sekä etä- että lähivastaanottoja?
Kyllä. Voit määritellä etävastaanoton ja lähivastaanoton omiksi palveluikseen omilla kestoilla ja hinnoilla. Asiakas valitsee tavan varatessaan, ja voit liittää vahvistus- ja muistutusviestiin tarvittavat ohjeet sekä mahdollisen videovastaanoton linkin.
Miten työaikojen määrittely toimii?
Sinulla on kaksi vaihtoehtoa: 1) Voit määritellä oletustyöaikasi (esim. ma-pe 9-17, la 10-14) ja tehdä poikkeuksia yksittäisille päiville kalenteriin. 2) Jos työaikasi ovat hyvin epäsäännölliset tai teet esim. iltavastaanottoja, voit jättää oletustyöajat kokonaan määrittelemättä ja merkitä kaikki työajat suoraan kalenteriin päivä kerrallaan. Molemmat tavat toimivat erinomaisesti.
Onko järjestelmä Kanta-yhteensopiva? Mitä tietoja saan tallentaa?
Hallinnoija ei ole Kanta-yhteensopiva järjestelmä, eikä siihen saa tallentaa varsinaisia terveys- tai potilastietoja. Voit kuitenkin tallentaa asiakkaittesi yhteystiedot, käyntihistorian (päivämäärät, valitut palvelut), ajanvaraukseen liittyvät toiveet, omat sisäiset muistiinpanot käynneistä sekä laskutustiedot. Nämä riittävät hyvin vastaanottotoiminnan hoitamiseen.
Terapiatyössä käsiteltävät tiedot ovat usein erityisen arkaluonteisia. Siksi monet terapeutit käyttävät Hallinnoijaa ajanvaraukseen ja laskutukseen, ja pitävät varsinaiset potilas- ja hoitotiedot erikseen joko käsin tai erillisessä, tarkoitukseen sopivassa potilastietojärjestelmässä. Näin saat molempien edut: sähköisen ajanvarauksen helppouden ja lakien mukaisen terveystietojen tallennuksen.
Toimiiko järjestelmä tabletilla vastaanotolla?
Kyllä, Hallinnoija toimii saumattomasti kaikilla laitteilla: tietokoneella, tabletilla ja älypuhelimella. Voit pitää tabletin vastaanotolla ja kirjata siihen muistiinpanoja tai tehdä laskun heti käynnin jälkeen.
Tarvitsenko verkkomaksut vai voinko ottaa maksut paikan päällä?
Voit valita itse. Verkkomaksut ovat valinnainen lisäosa (9,90 €/kk lisämaksulla). Jos et ota niitä käyttöön, asiakkaat maksavat käynnin yhteydessä normaalisti. Verkkomaksut kuitenkin vähentävät no-show-varauksia ja parantavat kassavirtaasi, koska asiakkaat maksavat jo varatessaan. Voit myös ottaa käyttöön SumUp-maksupäätteen (5,90 €/kk) ja vastaanottaa korttimaksuja paikan päällä suoraan järjestelmästä. Maksu käynnistyy tapahtumasta ja kohdistuu automaattisesti.
Mitä maksaa ja onko piilokustannuksia?
Ajanvarausjärjestelmä maksaa 7,90 €/kk per varattava henkilö (eli sinä terapeuttina). Jos teillä on kaksi terapeuttia, hinta on 15,80 €/kk. Ei aloitusmaksua, ei piilokustannuksia. Voit kokeilla 30 päivää ilmaiseksi. Esimerkiksi terapeutti, jolla on ajanvaraus (7,90 €/kk) ja maksupääte (5,90 €/kk), maksaa yhteensä vain 13,80 €/kk. Suuremmille vastaanotoille voidaan sopia edullisempi henkilökohtainen hinta – ota yhteyttä.
Miten Hallinnoija eroaa muista terapeutin ajanvarausohjelmista?
Hallinnoija yhdistää ajanvarauksen, asiakasrekisterin, laskutuksen ja korttimaksut samaan järjestelmään, joten et tarvitse erillistä laskutusohjelmaa. Hinnoittelu on poikkeuksellinen: maksat joko 1 % toteutuneista varauksista (0 € kuukausina jolloin kalenteri on kiinni) tai kiinteän 7,90 €/kk per terapeutti - itse valitsemallasi tavalla, ilman vuosisitoumusta. Lasku tulee kolmen kuukauden välein vain toteutuneista kuukausista. Tuki on suomalaista ja käyttöönotto vie noin 15 minuuttia.
Valmis aloittamaan?
Liity tyytyväisten suomalaisten terapeuttien joukkoon.
Ei luottokorttia. Ei sitoutumista.
Tarvitsetko myös kotisivut terapeutin vastaanotolle?
Toteutamme räätälöidyt kotisivut terapia- ja hyvinvointipalveluille alk. 499 € + alv. Hallinnoija-ajanvaraus liitetään sivuille valmiina. Hosting ja ylläpito 9,90 € / kk + alv.