Varausjärjestelmä kokoustiloille

Miksi kokoustilat valitsevat Hallinnoijan?

Kokoustilan pyörittäminen on tehokkainta kun varaukset hoituvat automaattisesti. Hallinnoija poistaa manuaalisen työn ja antaa asiakkaidesi varata tiloja milloin tahansa — ilman puhelinsoittoja tai sähköpostirallia.

Tilakalenterit yhdessä näkymässä

Hallitsetko useita kokoustiloja? Näet kaikkien tilojen varaustilanteen yhdessä kalenterinäkymässä. Jokainen tila on oma varattava resurssinsa omalla nimellä, kapasiteetillä ja varustelulla. Asiakkaat näkevät varausnäkymässä tilojen kapasiteetit ja voivat valita tarpeeseensa sopivan tilan.

Kapasiteettitiedot ja varustelu

Jokaisen kokoustilan kuvaukseen voit lisätä tilan henkilökapasiteetin (esim. "12 henkilöä"), varusteet (dataprojektori, fläppitaulu, videoneuvottelulaitteet) ja muut olennaiset tiedot. Asiakkaat näkevät nämä tiedot varausnäkymässä ja voivat valita juuri oikean tilan kokoustarpeeseensa.

Joustava hinnoittelu

Kokoustiloja hinnoitellaan tyypillisesti tunneittain tai päivähinnalla. Hallinnoijassa voit asettaa tuntihinnan, ja järjestelmä laskee kokonaishinnan automaattisesti varatun ajan perusteella. Voit myös määritellä eri hinnat eri ajankohdille — esimerkiksi arkipäivät edullisemmin, illat ja viikonloput kalliimmin. Tarjoatko alennuksia pitkille varauksille? Sekin onnistuu.

Laskutus ja verkkomaksut

Yritysasiakkaat maksavat usein laskulla. Hallinnoijassa voit tehdä laskun suoraan järjestelmästä ja lähettää sen sähköpostilla tai verkkolaskuna. Yksityisasiakkaat voivat maksaa varatessaan verkkomaksulla. Molemmat tavat toimivat saumattomasti yhdessä. Tarvitsetko maksupäätteen vastaanottoon? Sekin onnistuu.

Tilavarausjärjestelmä kokoustilalle 7,90 €/kk per tila

Nettivaraus kokoustiloille

• Asiakkaat näkevät vapaat kokoustilat reaaliajassa ja varaavat netistä 24/7
• Tilan kapasiteetti, varustelu ja kuvaus näkyvissä varausnäkymässä
• Reaaliaikainen kalenterisync estää tuplavaraukset — kun tila varataan, se poistuu vapaiden listalta
• Voit varata tiloja myös itse hallintanäkymästä — molemmat näkymät synkronoituvat
• Automaattiset vahvistus- ja muistutusviestit sähköpostilla tai tekstiviestillä
• Asiakkaat voivat perua varauksia itse määrittelemilläsi ehdoilla

Hinnoittelu ja laskutus

• Tuntihinnoittelu — järjestelmä laskee kokonaishinnan automaattisesti
• Aikakohtainen hinnoittelu: eri hinnat eri ajankohdille
• Verkkomaksut — asiakkaat maksavat varauksen yhteydessä
• Laskutus yritysasiakkaille suoraan järjestelmästä
• Varaus-, myynti- ja ALV-raportit automaattisesti
• GDPR-yhteensopiva tietosuoja

Kokoustiloille suunnitellut ominaisuudet

Useita tiloja eri koossa

Tarjoatko pieniä neljän hengen tiloja, keskikokoisia kokoushuoneita ja isoja seminaaritiloja? Lisää kaikki järjestelmään omilla tiedoillaan. Asiakkaat voivat suodattaa tiloja koon tai varusteiden mukaan ja löytää juuri oikean tilan tarpeeseensa.

Lisäpalvelut ja varusteet

Tarjoatko kokoustilan yhteydessä AV-laitteita, fläppitauluja tai videokonferenssijärjestelmiä? Määrittele ne lisäpalveluiksi, ja asiakkaat voivat tilata ne varauksen yhteydessä. Järjestelmä laskee lisäpalveluiden hinnat automaattisesti kokonaishintaan.

Toistuvat varaukset

Yritysasiakkaat varaavat usein saman kokoustilan säännöllisesti — esimerkiksi joka maanantai klo 9–11 hallituksen kokous. Luo toistuva varaus yhdellä kertaa ja laskuta kootusti kuukausittain. Vakiovaraukset näkyvät kalenterissa ja muu aika jää vapaasti varattavaksi.

Ennakkokysymykset

Kysy varauksen yhteydessä oleellisia tietoja: osallistujamäärä, tarvitaanko kahvitarjoilu, erityistoiveet istumajärjestelyistä? Voit määrittää eri kysymykset eri tiloille. Näin voit valmistella tilan valmiiksi ennen asiakkaan saapumista.

Asiakasryhmät ja sopimushinnat

Ryhmittele asiakkaasi: vakioasiakkaat, yritysasiakkaat, jäsenet. Voit tarjota sopimusasiakkaille edullisemman hinnan tai laskutuksen kuukausittain. Tagien avulla löydät asiakkaasi nopeasti ja voit kohdentaa markkinointia eri ryhmille.

Vuokraatko myös muun tyyppisiä tiloja? Tutustu neuvotteluhuoneen varaukseen tai katso miten tilavarausjärjestelmä taipuu erilaisiin tarpeisiin.

Usein kysytyt kysymykset — Kokoustilat

Voiko järjestelmässä hallita useita erikokoisia tiloja?

Kyllä. Lisää järjestelmään kaikki kokoustilasi omilla tiedoillaan: nimi, kapasiteetti, varustelu ja hinta. Jokainen tila on oma varattava resurssinsa. Asiakkaat näkevät kaikki tilat yhdessä varausnäkymässä ja voivat valita tarpeeseensa sopivan.

Miten tuntihinnoittelu toimii?

Määrittelet kokoustilalle tuntihinnan, ja järjestelmä laskee kokonaishinnan automaattisesti varatun ajan perusteella. Esimerkiksi kokoustila 30 €/h ja varaus klo 9–12 = 90 €. Voit myös asettaa eri tuntihinnat eri ajankohdille (aamu, päivä, ilta).

Voivatko yritysasiakkaat maksaa laskulla?

Kyllä. Voit tehdä laskun suoraan järjestelmästä ja lähettää sen sähköpostilla tai verkkolaskuna. Vakioasiakkaille voit koota useamman varauksen yhdelle kuukausilaskulle. Yksityisasiakkaat voivat maksaa varatessaan verkkomaksulla.

Voiko lisäpalveluja (kahvitus, AV-laitteet) tarjota varauksen yhteydessä?

Kyllä. Määrittele lisäpalvelut (esim. kahvitarjoilu 5 €/hlö, videotykki 20 €, fläppitaulu ilmainen) ja asiakkaat voivat valita ne varauksen yhteydessä. Lisäpalveluiden hinnat lasketaan automaattisesti kokonaishintaan.

Voiko peruutusehtoja määritellä?

Kyllä. Voit asettaa peruutusrajan (esim. 48 tuntia ennen varausta). Asiakas saa vahvistusviestissä peruutuskoodin, jolla voi perua varauksen. Voit myös estää peruutukset kokonaan tai sallia ne ilman aikarajoitusta — valintasi mukaan.

Sopiiko järjestelmä myös sisäiseen käyttöön?

Kyllä. Voit käyttää Hallinnoijaa myös yrityksen sisäiseen kokoustilavarausjärjestelmänä. Voit piilottaa hinnat ja verkkomaksut, jolloin työntekijät varaavat tiloja ilman maksamista. Hallintanäkymässä näet kaikkien tilojen varaustilanteen reaaliajassa.

Mitä maksaa usean tilan hallinta?

Tilavarausjärjestelmä maksaa 7,90 €/kk per tila. Esimerkiksi 3 kokoustilaa = 23,70 €/kk. Ei aloitusmaksua, ei piilokustannuksia. Kokeile 30 päivää ilmaiseksi.