Varausjärjestelmä kokoustiloille
Kokoustilan varausjärjestelmä, joka tekee tilojen hallinnasta helppoa. Asiakkaat näkevät vapaat ajat reaaliajassa, varaavat itse netistä ja maksavat verkossa. Ei tuplavarauksia, ei puhelinrallia.
- 1 % varauksista (0 € kun tila on varaamatta) tai kiinteä 7,90 €/kk per tila
- Asiakkaat varaavat kokoustiloja 24/7 netistä
- Tilakapasiteetti ja varustelu näkyvissä varausnäkymässä
- Tuntihinnoittelu, päivähinnoittelu tai molemmat
- Verkkomaksut ja korttimaksut paikan päällä
- Laskutus yritysasiakkaille samasta järjestelmästä
- Suomalainen tuki ja helppokäyttöinen käyttöliittymä
(Ei luottokorttia, ei sitoutumista)
Mikä on kokoustilojen varausjärjestelmä?
Kokoustilojen varausjärjestelmä on ohjelmisto, jolla asiakkaat varaavat kokous-, koulutus- ja seminaaritiloja itse verkossa 24/7 ja yritys hallitsee tilakalenterit, tuntihinnoittelun, verkkomaksut ja laskutuksen yhdessä paikassa. Hallinnoija näyttää tilojen kapasiteetin ja varustelun varausnäkymässä eikä päästä tuplavarauksia läpi. Hinta on 1 % toteutuneista varauksista (0 € kun tila on varaamatta) tai kiinteä 7,90 €/kk per tila, ja 30 päivän ilmainen kokeilu. Tutustu myös tilavarausjärjestelmään ja tilavaraukseen vuokraukseen.
Ilman varausjärjestelmää
- Sähköposti- ja puhelinralli vapaiden aikojen kyselystä
- Tuplavaraukset, kun kalenteri on usean ihmisen päässä
- Tyhjät tilat ilta- ja viikonloppuaikaan
- Laskut yritysasiakkaille kasataan käsin
- Tilan kapasiteetti ja varustelu jäävät asiakkaalle epäselviksi
- Peruutukset ja muutokset hoidetaan manuaalisesti
Hallinnoijalla
Suositeltu- Asiakkaat näkevät vapaat tilat reaaliajassa ja varaavat itse 24/7
- Reaaliaikainen kalenterisync estää tuplavaraukset
- Tuntihinnoittelu laskee kokonaishinnan automaattisesti
- Yritysasiakkaat laskutetaan suoraan järjestelmästä
- Kapasiteetti ja varustelu näkyvät varausnäkymässä
- Automaattiset vahvistukset, muistutukset ja peruutukset
Korkeampi käyttöaste ilman manuaalista työtä.
Kaikki mitä kokoustilojen vuokraus tarvitsee
Varaukset, hinnoittelu ja laskutus yhdessä järjestelmässä.
Varaukset 24/7
Asiakkaat näkevät vapaat tilat reaaliajassa ja varaavat netistä vuorokauden ympäri. Ei tuplavarauksia, ei puhelinrallia.
Tuntihinnoittelu automaattisesti
Aseta tuntihinta, ja järjestelmä laskee kokonaishinnan varatun ajan mukaan. Voit määrittää eri hinnat arkipäiville, illoille ja viikonlopuille.
Verkkomaksut ja korttimaksut
Yksityisasiakkaat maksavat varatessaan verkossa, ja vastaanotossa otat korttimaksut SumUp-maksupäätteellä.
Laskutus yritysasiakkaille
Tee lasku suoraan järjestelmästä tai verkkolaskuna. Kokoa vakioasiakkaan varaukset yhdelle kuukausilaskulle - ei käsityötä.
Kapasiteetti ja varustelu näkyvissä
Jokaiselle tilalle henkilökapasiteetti ja varusteet (dataprojektori, fläppitaulu, videoneuvottelu). Asiakas valitsee tarpeeseensa sopivan tilan.
Raportit ja käyttöaste
Varaus-, myynti- ja ALV-raportit syntyvät automaattisesti. Näet tilakohtaisen käyttöasteen ja liikevaihdon suoraan järjestelmästä.
Miksi kokoustilat valitsevat Hallinnoijan?
Kokoustilan pyörittäminen on tehokkainta kun varaukset hoituvat automaattisesti. Hallinnoija poistaa manuaalisen työn ja antaa asiakkaidesi varata tiloja milloin tahansa - ilman puhelinsoittoja tai sähköpostirallia.
Tilakalenterit yhdessä näkymässä
Hallitsetko useita kokoustiloja? Näet kaikkien tilojen varaustilanteen yhdessä kalenterinäkymässä. Jokainen tila on oma varattava resurssinsa omalla nimellä, kapasiteetillä ja varustelulla. Asiakkaat näkevät varausnäkymässä tilojen kapasiteetit ja voivat valita tarpeeseensa sopivan tilan.
Kapasiteettitiedot ja varustelu
Jokaisen kokoustilan kuvaukseen voit lisätä tilan henkilökapasiteetin (esim. "12 henkilöä"), varusteet (dataprojektori, fläppitaulu, videoneuvottelulaitteet) ja muut olennaiset tiedot. Asiakkaat näkevät nämä tiedot varausnäkymässä ja voivat valita juuri oikean tilan kokoustarpeeseensa.
Joustava hinnoittelu
Kokoustiloja hinnoitellaan tyypillisesti tunneittain tai päivähinnalla. Hallinnoijassa voit asettaa tuntihinnan, ja järjestelmä laskee kokonaishinnan automaattisesti varatun ajan perusteella. Voit myös määritellä eri hinnat eri ajankohdille - esimerkiksi arkipäivät edullisemmin, illat ja viikonloput kalliimmin. Tarjoatko alennuksia pitkille varauksille? Sekin onnistuu.
Laskutus ja verkkomaksut
Yritysasiakkaat maksavat usein laskulla. Hallinnoijassa voit tehdä laskun suoraan järjestelmästä ja lähettää sen sähköpostilla tai verkkolaskuna. Yksityisasiakkaat voivat maksaa varatessaan verkkomaksulla. Molemmat tavat toimivat saumattomasti yhdessä. Tarvitsetko maksupäätteen vastaanottoon? Sekin onnistuu.
Kaikki kokoustilat yhdessä kalenterissa
Admin-kalenterissa näet kaikkien tilojen varaustilanteen yhdellä silmäyksellä. Asiakkaiden varausnäkymä on erillinen, mutta synkronoituu automaattisesti - ei tuplavarauksia.
Automatisoi kokoustilavaraukset - me hoidamme loput
Kokeile Hallinnoijaa ilmaiseksi 30 päivää sitoutumatta mihinkään.
Tilavarausjärjestelmä kokoustilalle 7,90 €/kk per tila
Nettivaraus kokoustiloille
- Asiakkaat näkevät vapaat kokoustilat reaaliajassa ja varaavat netistä 24/7
- Tilan kapasiteetti, varustelu ja kuvaus näkyvissä varausnäkymässä
- Reaaliaikainen kalenterisync estää tuplavaraukset - kun tila varataan, se poistuu vapaiden listalta
- Voit varata tiloja myös itse hallintanäkymästä - molemmat näkymät synkronoituvat
- Automaattiset vahvistus- ja muistutusviestit sähköpostilla tai tekstiviestillä
- Asiakkaat voivat perua varauksia itse määrittelemilläsi ehdoilla
Hinnoittelu ja laskutus
- Tuntihinnoittelu - järjestelmä laskee kokonaishinnan automaattisesti
- Aikakohtainen hinnoittelu: eri hinnat eri ajankohdille
- Verkkomaksut - asiakkaat maksavat varauksen yhteydessä
- Laskutus yritysasiakkaille suoraan järjestelmästä
- Varaus-, myynti- ja ALV-raportit automaattisesti
- GDPR-yhteensopiva tietosuoja
Kokoustiloille suunnitellut ominaisuudet
Useita tiloja eri koossa
Tarjoatko pieniä neljän hengen tiloja, keskikokoisia kokoushuoneita ja isoja seminaaritiloja? Lisää kaikki järjestelmään omilla tiedoillaan. Asiakkaat voivat suodattaa tiloja koon tai varusteiden mukaan ja löytää juuri oikean tilan tarpeeseensa.
Lisäpalvelut ja varusteet
Tarjoatko kokoustilan yhteydessä AV-laitteita, fläppitauluja tai videokonferenssijärjestelmiä? Määrittele ne lisäpalveluiksi, ja asiakkaat voivat tilata ne varauksen yhteydessä. Järjestelmä laskee lisäpalveluiden hinnat automaattisesti kokonaishintaan.
Toistuvat varaukset
Yritysasiakkaat varaavat usein saman kokoustilan säännöllisesti - esimerkiksi joka maanantai klo 9–11 hallituksen kokous. Luo toistuva varaus yhdellä kertaa ja laskuta kootusti kuukausittain. Vakiovaraukset näkyvät kalenterissa ja muu aika jää vapaasti varattavaksi.
Ennakkokysymykset
Kysy varauksen yhteydessä oleellisia tietoja: osallistujamäärä, tarvitaanko kahvitarjoilu, erityistoiveet istumajärjestelyistä? Voit määrittää eri kysymykset eri tiloille. Näin voit valmistella tilan valmiiksi ennen asiakkaan saapumista.
Asiakasryhmät ja sopimushinnat
Ryhmittele asiakkaasi: vakioasiakkaat, yritysasiakkaat, jäsenet. Voit tarjota sopimusasiakkaille edullisemman hinnan tai laskutuksen kuukausittain. Tagien avulla löydät asiakkaasi nopeasti ja voit kohdentaa markkinointia eri ryhmille.
Vuokraatko myös muun tyyppisiä tiloja? Tutustu neuvotteluhuoneen varaukseen tai katso miten tilavarausjärjestelmä taipuu erilaisiin tarpeisiin.
Raportit ja ALV valmiina
Varaus-, myynti- ja ALV-raportit syntyvät automaattisesti. Näet tilakohtaisen käyttöasteen ja liikevaihdot suoraan järjestelmästä - ei manuaalista kokoamista.
Ala vuokraamaan kokoustilojasi tehokkaammin!
Kokeile Hallinnoijaa ilmaiseksi kuukauden ajan sitoutumatta mihinkään.
Usein kysytyt kysymykset - Kokoustilat
Voiko järjestelmässä hallita useita erikokoisia tiloja?
Kyllä. Lisää järjestelmään kaikki kokoustilasi omilla tiedoillaan: nimi, kapasiteetti, varustelu ja hinta. Jokainen tila on oma varattava resurssinsa. Asiakkaat näkevät kaikki tilat yhdessä varausnäkymässä ja voivat valita tarpeeseensa sopivan.
Miten tuntihinnoittelu toimii?
Määrittelet kokoustilalle tuntihinnan, ja järjestelmä laskee kokonaishinnan automaattisesti varatun ajan perusteella. Esimerkiksi kokoustila 30 €/h ja varaus klo 9–12 = 90 €. Voit myös asettaa eri tuntihinnat eri ajankohdille (aamu, päivä, ilta).
Voivatko yritysasiakkaat maksaa laskulla?
Kyllä. Voit tehdä laskun suoraan järjestelmästä ja lähettää sen sähköpostilla tai verkkolaskuna. Vakioasiakkaille voit koota useamman varauksen yhdelle kuukausilaskulle. Yksityisasiakkaat voivat maksaa varatessaan verkkomaksulla.
Voiko lisäpalveluja (kahvitus, AV-laitteet) tarjota varauksen yhteydessä?
Kyllä. Määrittele lisäpalvelut (esim. kahvitarjoilu 5 €/hlö, videotykki 20 €, fläppitaulu ilmainen) ja asiakkaat voivat valita ne varauksen yhteydessä. Lisäpalveluiden hinnat lasketaan automaattisesti kokonaishintaan.
Voiko peruutusehtoja määritellä?
Kyllä. Voit asettaa peruutusrajan (esim. 48 tuntia ennen varausta). Asiakas saa vahvistusviestissä peruutuskoodin, jolla voi perua varauksen. Voit myös estää peruutukset kokonaan tai sallia ne ilman aikarajoitusta - valintasi mukaan.
Sopiiko järjestelmä myös sisäiseen käyttöön?
Kyllä. Voit käyttää Hallinnoijaa myös yrityksen sisäiseen kokoustilavarausjärjestelmänä. Voit piilottaa hinnat ja verkkomaksut, jolloin työntekijät varaavat tiloja ilman maksamista. Hallintanäkymässä näet kaikkien tilojen varaustilanteen reaaliajassa.
Mitä maksaa usean tilan hallinta?
Tilavarausjärjestelmä maksaa 7,90 €/kk per tila. Esimerkiksi 3 kokoustilaa = 23,70 €/kk. Ei aloitusmaksua, ei piilokustannuksia. Kokeile 30 päivää ilmaiseksi.
Valmis aloittamaan?
Liity tyytyväisten suomalaisten tilantarjoajien joukkoon.
Ei luottokorttia, ei sitoutumista