FAQ – vastauksia tärkeimpiin kysymyksiin

Hinta ja sopimukset

Mitä Hallinnoija maksaa?

Hallinnoijan lähtöhinta on 7,90 €/kk per varattava resurssi (työntekijä tai tila). Esimerkiksi yksinyrittäjälle hinta on 7,90 €/kk; kahden työntekijän yritykselle 15,80 €/kk; viiden työntekijän yritykselle 39,50 €/kk. Suuremmille kokonaisuuksille voidaan sopia edullisempi resurssikohtainen hinta – ota yhteyttä.

Onko aloitusmaksuja tai piilokustannuksia?

Ei. Et maksa aloitusmaksua, käyttöönottokoulutusta tai kuukausimaksusta poikkeavia kuluja. Lisäosat (verkkomaksut 9,90 €/kk, SumUp-maksupääte 5,90 €/kk, tekstiviestimuistutukset per viesti) ovat valinnaisia ja avoimesti hinnoiteltuja.

Onko sitoutumisaikaa?

Ei. Laskutus on kuukausittainen ja voit lopettaa milloin tahansa ilman irtisanomisaikaa. Aloitat 30 päivän ilmaisella kokeilujaksolla, jonka jälkeen laskutus alkaa automaattisesti jos haluat jatkaa.

Voinko vaihtaa tai päivittää pakettia kesken kauden?

Kyllä. Voit lisätä tai poistaa resursseja milloin tahansa. Hinta päivittyy automaattisesti seuraavaan laskuun. Lisäksi voit ottaa käyttöön tai poistaa lisäosia (esim. verkkomaksut, maksupääte) joustavasti tarpeen mukaan.

Saako Hallinnoijan ALV-velvolliseksi yritykseksi (ALV 24 %)?

Kyllä. Hinnat on ilmoitettu ilman ALV:tä. ALV lisätään laskuun normaalisti ja sen voi vähentää ostoreskontrasta jos yrityksesi on ALV-velvollinen.

Ominaisuudet

Mitä peruspaketti sisältää?

Peruspaketti (7,90 €/kk per resurssi) sisältää nettiajanvarauksen 24/7, sähköpostimuistutukset, sisäänrakennetun laskutuksen, asiakasrekisterin, käyntihistorian, pinnatut asiakasmuistiot, myynti- ja ALV-raportit sekä suomenkielisen tuen. Verkkomaksut, maksupääte ja tekstiviestit ovat valinnaisia lisäosia.

Toimiiko Hallinnoija mobiilissa?

Kyllä. Sekä asiakkaan varausnäkymä että hallintapaneeli toimivat saumattomasti tietokoneella, tabletilla ja älypuhelimella. Voit hallita varauksia, tehdä laskuja ja seurata raportteja myös puhelimesta. Yli 70 % asiakkaiden varauksista tehdään mobiilissa, joten mobiilioptimointi on ollut suunnittelun lähtökohta.

Voiko järjestelmää käyttää useammalla toimialalla samanaikaisesti?

Kyllä. Samassa järjestelmässä voi olla useita eri palvelutyyppejä, työntekijöitä eri toimialoilta ja jopa eri toimipisteitä. Esim. moniyrittäjäkeskuksessa voi olla hieroja, kampaaja ja kosmetologi samassa järjestelmässä mutta eri kalentereilla.

Onko järjestelmä Kanta-yhteensopiva?

Ei. Hallinnoija ei ole varsinainen potilastietojärjestelmä, eikä siihen pidä tallentaa lakien mukaista terveystietoa. Voit kuitenkin tallentaa asiakkaiden yhteystiedot, käyntihistorian ja omat muistiinpanot – nämä riittävät ajanvarauksen ja laskutuksen hoitamiseen. Varsinaisia hoitotietoja varten käytetään tyypillisesti rinnalla erillistä järjestelmää tai paperia.

Voiko varauskalenterin upottaa kotisivuilleni?

Kyllä. Saat järjestelmästä valmiin koodinpätkän, jolla varauskalenteri upotetaan suoraan kotisivuillesi. Toimii kaikilla yleisimmillä alustoilla – WordPress, Squarespace, Wix, Webflow ja muut. Vaihtoehtoisesti saat myös oman varaussivun osoitteeseen hallinnoija.fi/yrityksesi.

Tukeeko järjestelmä useita kieliä asiakkaalle?

Kyllä. Asiakkaan varausnäkymä on saatavilla suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Voit valita käyttöön yhden tai useamman kielen, jolloin asiakas valitsee itse haluamansa kielen varatessaan.

Käyttöönotto

Kuinka kauan käyttöönotto kestää?

Tyypillisesti 15–30 minuuttia. Kun olet tilannut kokeilutunnukset, lisäät palvelut, työajat ja resurssit, ja olet valmis vastaanottamaan ensimmäisiä varauksia. Suomenkielinen tukemme auttaa veloituksetta jos tarvitset apua.

Onko käyttöönotossa apua saatavilla?

Kyllä. Suomenkielinen tukemme auttaa veloituksetta käyttöönotossa puhelimella, sähköpostilla ja etäavustuksella. Vastaamme arkisin yleensä saman päivän aikana.

Tarvitsenko erillistä koulutusta?

Et. Hallinnoija on suunniteltu helpoksi käyttää. Useimmat käyttäjät oppivat perustoiminnot itsenäisesti tai katsomalla muutaman videon. Tarvittaessa tarjoamme veloituksetta etäopastusta – vain pyydettävä.

Tietoturva ja GDPR

Onko Hallinnoijan tietoturva kunnossa?

Kyllä. Hallinnoija on suomalainen palvelu ja kaikki asiakastiedot tallennetaan EU:n alueella sijaitseville palvelimille GDPR-vaatimusten mukaisesti. Yhteydet salataan SSL-sertifikaatilla ja tietoja varmuuskopioidaan päivittäin. Käyttäjäoikeudet on porrastettu, joten voit hallita kuka näkee mitäkin tietoja yrityksessäsi.

Kuka omistaa datani?

Sinä. Datasi pysyy aina sinun omistuksessa. Voit viedä asiakastiedot ja varaushistorian CSV-tiedostona koska tahansa, jolloin pystyt vaihtamaan järjestelmää myöhemmin ilman että jäät loukkuun. Emme käytä asiakastietojasi markkinointiimme.

Saako rekisteriselosteen pohjan järjestelmästä?

Kyllä. Tarjoamme valmiin rekisteriselosteen pohjan jonka voit muokata yrityksesi tarpeisiin. Lue myös meidän oma rekisteriseloste.

Sisältyykö järjestelmään henkilötietojen käsittelysopimus (DPA)?

Kyllä. Saat valmiin DPA-sopimuksen joka täyttää GDPR:n vaatimukset. Tämä on lakisääteinen vaatimus rekisterinpitäjän ja käsittelijän välillä.

Integraatiot

Mitä integraatioita Hallinnoija tukee?

Tärkeimmät integraatiot ovat: Visma Pay (verkkomaksut), SumUp (maksupääte), Google Calendar (kalenterisynkronointi), Finvoice (verkkolaskut) ja kirjanpitoaineisto vakiomuotoisena. Lisäksi voit upottaa varauskalenterin kotisivuillesi koodinpätkällä, joka toimii kaikilla yleisimmillä alustoilla. Tutustu tarkemmin: Integraatiot.

Voiko Hallinnoijan integroida omiin järjestelmiimme?

Tapauskohtaisesti. Yleisimmät tarpeet (kalenterisynkronointi, kirjanpitoaineisto, verkkomaksut) kattavat valmiit integraatiot. Erikoistarpeisiin voi olla mahdollista tehdä räätälöidyt integraatiot – ota yhteyttä niin keskustellaan tarpeistasi.

Toimiiko Hallinnoija WordPress-, Squarespace- ja Wix-sivustoilla?

Kyllä. Saat järjestelmästä koodinpätkän jonka voit upottaa mille tahansa sivualustalle. Voit myös käyttää suoraa linkkiä asiakkaan varaussivulle (hallinnoija.fi/yrityksesi) ilman upotusta.

Tuki ja apu

Miten tavoitan asiakaspalvelun?

Tavoitat meidät puhelimella ja sähköpostilla – arkisin vastaamme yleensä saman päivän aikana. Yhteystiedot löydät yhteystiedot-sivulta.

Sisältyykö tuki kuukausimaksuun?

Kyllä. Suomenkielinen tukemme on veloitukseton osa kaikkia maksullisia tilauksia. Et maksa erikseen tukipalvelusta tai vasteajoista.

Onko etäavustusta saatavilla?

Kyllä. Tarjoamme etäavustusta jossa katsomme yhdessä järjestelmän asetuksia, opastamme jonkin tietyn ominaisuuden käyttöön tai autamme käyttöönotossa. Sovitaan aika sähköpostilla tai puhelimella.

Onko olemassa käyttöohjeita tai videoita?

Kyllä. Järjestelmässä on opastuksia ja ohjeita keskeisille toiminnoille. Lisäksi voit pyytää meiltä apua mihin tahansa kysymykseen – vastaamme henkilökohtaisesti, ei pelkillä robottiviesteillä.

Mitä tapahtuu jos järjestelmä on huollossa tai ei toimi?

Hallinnoijan käytettävyys on yli 99,9 % – käytännössä järjestelmä toimii lähes aina. Jos kuitenkin sattuu ongelma, ilmoitamme siitä etukäteen sähköpostilla ja korjaamme sen mahdollisimman pian. Suunnitellut huollot ajoitetaan yöaikaan kun käyttöä on vähiten.