Ajanvarausjärjestelmän ominaisuudet
Hallinnoija on monipuolinen ajanvarausjärjestelmä, joka mukautuu yrityksesi tarpeisiin. Tutustu kaikkiin ominaisuuksiin ja näe, miten Hallinnoija helpottaa arkeasi.
30 päivää, ei sitoutumista
Nettiajanvaraus asiakkaillesi
Online-ajanvaraus 24/7
Asiakkaasi voivat varata aikoja milloin tahansa – myös öisin ja viikonloppuisin. Varauskalenteri näyttää vapaat ajat reaaliajassa ja ohjaa asiakkaan suoraan varaukseen.
- Reaaliaikainen saatavuus
- Mobiiliystävällinen näkymä
- Helppo upottaa omille kotisivuille
Automatisoidut muistutukset ja viestit
Järjestelmä lähettää automaattisesti muistutusviestin asiakkaalle ennen varattua aikaa. Vähennä peruutuksia ja no-show-tapauksia jopa 80%.
- Sähköpostimuistutukset
- SMS-muistutukset (lisämaksusta)
- Mukautettavat viestipohjat
Palveluiden hallinta
Rajattomasti palveluita
Luo niin monta palvelua kuin tarvitset. Määritä jokaiselle oma nimi, kuvaus, kesto ja hinta.
Palvelukategoriat
Ryhmittele palvelut kategorioihin selkeämmän asiakaskokemuksen takaamiseksi.
Lisäpalvelut
Tarjoa lisäpalveluita varauksen yhteydessä. Hinnat lasketaan automaattisesti yhteen.
Joustava saatavuus
Täysi kontrolli työaikoihin: määritä viikonpäivät, kellonajat ja palvelukohtaiset saatavuudet juuri niin tarkasti kuin haluat.
Maksimimäärä per päivä
Rajoita kuinka monta kertaa tiettyä palvelua voi varata päivässä. Estä liikatyö.
Ennakkokysymykset
Kysy asiakkaalta lisätietoja varauksen yhteydessä. Palvelukohtaiset kysymykset.
Palvelukohtaiset saatavuudet
Voit määrittää eri palveluille eri aikavälit, keston ja maksimimäärät – täydellinen kontrolli kuormitukseen.
Useita työntekijöitä
Työntekijäkohtaiset kalenterit
Jokaisella työntekijällä on oma kalenteri ja omat työajat. Asiakkaat voivat valita haluamansa työntekijän tai antaa järjestelmän ehdottaa vapaita aikoja kaikilta.
- Erilliset työaikataulut
- Työntekijäkohtaiset palvelut
- Lomat ja poissaolot
Työntekijäkohtainen hinnoittelu
Sama palvelu voi maksaa eri hinnan eri työntekijöillä. Kokeneemmat tekijät voivat veloittaa enemmän – kaikki lasketaan automaattisesti.
- Eri hinnat eri tekijöille
- Eri kestot eri tekijöille
- Kokemuspohjaisesti hinnoiteltavissa
Verkkomaksut ja laskutus
Ota käyttöön verkkomaksut, lahjakortit ja laskutus silloin kun sinulle sopii. Lisäpalvelut ovat vapaaehtoisia.
Verkkomaksut
Ota vastaan ennakkomaksuja verkkomaksuilla. Vähennä no-show-tapauksia ja varmista tulot etukäteen.
Visma Pay -verkkomaksut
Verkkomaksut ja lahjakorttien myynti hintaan 9,90 €/kk + toteutuneet maksut.
Lahjakortit
Myy lahjakortteja verkkokaupasta. Lahjakortit käyvät maksuvälineenä ajanvarauksessa.
Laskutus
Tee laskuja suoraan järjestelmästä. Lähetä sähköpostilla tai verkkolaskuna. Myyntireskontra seuraa maksuja.
Varastonhallinta
Seuraa tuotteiden varastosaldoja. Automaattinen vähennys myynnistä, raportit ja ilmoitus kun tuote loppumassa.
Toistuva laskutus (sopimuslaskut)
Lisäosa sopimus-, vuokra- ja vastikelaskutukseen. Luo lasku kerran ja järjestelmä hoitaa toistuvat laskutukset ja lähettää ne automaattisesti valitsemillasi tavoilla.
Tilavaraukset ja resurssit
Tilojen ja laitteiden varaus
Vuokraa tiloja, laitteita tai muita resursseja. Järjestelmä tarkistaa automaattisesti, että resurssit ovat vapaana.
- Saunat ja kylpylät
- Urheilukentät ja -salit
- Simulaattorit
- Mökit ja majoitustilat
Kapasiteettihallinta
Hallitse useiden samanaikaisten varausten määrää. Sopii ryhmäliikuntaan, kursseihin ja tapahtumiin.
- Maksimi osallistujamäärä
- Ryhmävaraukset
- Toistuvat varaukset (kausivaraukset)
- Siivous- ja puskuriajat
Asiakashallinta
Asiakasrekisteri
Kaikki asiakastiedot yhdessä paikassa. Yhteystiedot, varaushistoria, laskut ja muistiinpanot.
Asiakastagit
Merkitse asiakkaita tageilla. Helpottaa kohdennettua viestintää ja asiakkaiden segmentointia.
Varaushistoria
Näe jokaisen asiakkaan koko varaushistoria. Tunnista kanta-asiakkaat ja seuraa käyntimääriä.
Viestintä
Vahvistusviestit
Automaattiset vahvistusviestit varauksista sähköpostiin. Peruutuskoodi mukana.
SMS-viestit
Lähetä tekstiviestejä asiakkaille. Muistutukset, markkinointi ja tiedotteet suoraan puhelimeen.
Viestipohjat
Luo omia viestipohjia toistuviin viesteihin. Säästä aikaa vakiomuotoisessa viestinnässä.
Peruutukset ja varausehdot
Itsepalveluperuutukset
Asiakkaat voivat perua varauksia itse peruutuskoodilla. Määritä palvelukohtaisesti kuinka kauan ennen varausta peruutus on sallittu.
- Peruutuskoodi sähköpostissa
- Palvelukohtaiset aikarajat
- Automaattinen kalenterin vapautus
Varausehdot
Määritä omat varausehdot jotka asiakkaan täytyy hyväksyä ennen varausta. Palvelukohtaiset ehdot mahdollisia.
- Yleiset varausehdot
- Palvelukohtaiset ehdot
- GDPR-yhteensopiva
Ajanvarausjärjestelmän käyttöönotto
Käyttöönotto on suunniteltu nopeaksi ja selkeäksi – pääset alkuun muutamassa vaiheessa.
-
1. Tilaa testitunnukset
Valitse oma osoite ja täytä tiedot. Saat tunnukset sähköpostiin.
Tilaa testitunnukset -
2. Testaa varausnäkymä
Kokeile asiakkaan näkymää ja varmista, että varauspolku tuntuu oikealta.
-
3. Määrittele palvelut ja asetukset
Luo palvelut, työajat, peruutussäännöt ja viestipohjat.
-
4. Julkaise ja aloita
Jaa varauslinkki tai upota kalenteri omille sivuille.
Lue käyttöönotto-ohjeet
Tekniset ominaisuudet
Pilvipohjainen
Ei asennuksia. Toimii suoraan selaimesta missä tahansa.
Responsiivinen
Toimii kaikilla laitteilla – tietokoneella, tabletilla ja puhelimella.
Tietoturvallinen
GDPR-yhteensopiva. Salattu yhteys ja varmuuskopiot.
Upotettava
Upota varauskalenteri omille kotisivuillesi helposti.
Toimialakohtaiset ratkaisut
Hallinnoija mukautuu eri toimialojen tarpeisiin. Tutustu toimialakohtaisiin esimerkkeihin:
Valmis kokeilemaan?
Kokeile kaikkia ominaisuuksia 30 päivää ilmaiseksi. Ei luottokorttia, ei sitoutumista.
Aloita ilmainen kokeiluKeskeiset ominaisuudet
Edullinen, monipuolinen ja jatkuvasti kehittyvä
Vaikka Hallinnoija -ajanvarausjärjestelmä on yksi markkinoiden monipuolisimpia ajanvarausjärjestelmiä on se silti myös yksi edullisimmista.
- Nettiajanvarauksen hinta on vain 7,90 €/kk/varauskalenteri. Varauskalenteri tarkoittaa tässä tapauksessa esim. hierojaa, jolta voi varata aikoja Hallinnoijassa.
- Järjestelmään voidaan lisätä rajaton määrä varauskalentereita ja toimipisteitä.
- Mikäli teillä on tarve suurelle määrälle varattavia resursseja, ottakaa yhteyttä ja pyytäkää tarjous.
- Selkeä hinnoittelumalli, ei piilokuluja eikä aloitusmaksua.
- Kokeile järjestelmää ilmaiseksi 30:n päivän ajan
- Ajanvarausjärjestelmämme on ollut käytössä jo vuodesta 2017 asti ja sitä kehitetään aktiivisesti asiakkaiden toiveiden mukaan. Älä epäröi kertoa meille kehitystoiveitasi.
Asiakkaan ajanvarauskalenteri
Ajanvarausnäkymän voi säätää monipuolisilla asetuksilla näyttämään ja toimimaan juuri haluamallasi tavalla.
- Valitse joko kalenterinäkymän tai viikkonäkymän väliltä.
- Näkymän voi halutessaan määritellä toimipistekohtaisesti erilaiseksi.
- Määrittele sivustollesi haluamasi värimaailma, bannerit ja lukuisat muut ulkoasulliset osiot jotta saat näkymästä mahdollisimman itsesi näköisen.
- Halutessasi voit määrittää vapaasti luotavia luokituksia ajanvarausnäkymään. Näillä voit niputtaa palveluita esim. eri kategorioiden alle.
- Voit määritellä tarkkaan mitä tietoja ajanvarausnäkymässä näytetään ja mitä tietoja asiakkailtasi kysytään.
- Lisää kuvia toimipisteelle, ajanvarausresursseille ja palveluille, elävöittääksesi varausnäkymää entisestään.
- Voit luoda täysin vapaamuotoisia kysymyksiä ajanvarauslomakkeelle, joille voit määritellä kysymysten tyypin, pakollisuuden ja järjestyksen. Vapaamuotoiset kysymykset voi määritellä myös palvelukohtaisesti.
- Varausnäkymän voi helposti joko upottaa omille sivuillesi tai voit ohjata asiakkaasi omalle Hallinnoija - Ajanvaraussivustollesi.
Työaikojen määrittely
Työaikojen ja saatavuuden hallinta on täysin omissa käsissäsi – säännölliset työajat tai päiväkohtaiset poikkeukset.
- Et ole pakotettu oletustyöpäiviin – voit määrittää työajat aina suoraan työaikakalenteriin (esim. iltatyöt).
- Määritä halutessasi oletustyöpäivät ja -ajat (esim. Ma–Pe 9–17).
- Luo poikkeuksia yksittäisille päiville tai viikoille.
- Hyödynnä palvelukohtaisia aikarajoja ja kestoja.
- Salli varaus vain määriteltyihin aikalohkoihin.
Palveluiden määrittely
Luo palvelut, lisäpalvelut ja ehdot joustavasti – ja näytä asiakkaalle juuri ne vaihtoehdot joita haluat.
- Palvelukategoriat, lisäpalvelut ja palvelukohtaiset hinnat.
- Työntekijäkohtaiset palvelut ja hinnat.
- Maksimimäärät per päivä ja palvelukohtaiset ennakkokysymykset.
- Liitä palveluun tarvittava tila tai laite.
Varauskriteerien määrittely
Voit tiukentaa varauskriteerejä juuri sen verran kuin tarvitset.
- Määritä mitä tietoja asiakkaan on pakko syöttää varauksessa.
- Rajaa kuinka aikaisin ja kuinka myöhään aikoja voi varata.
- Estä liian nopeat peräkkäiset varaukset samalle asiakkaalle.
- Ota käyttöön vahvistussivu ennen varauksen hyväksyntää.
- Lisää varausehdot (myös palvelukohtaisesti).
Lahjakorttien myynti
Myy lahjakortteja omasta verkkokaupastasi ja sitouta asiakkaat etukäteen.
- Luo eri arvoisia ja eri voimassaoloisia lahjakortteja.
- PDF‑lahjakortti ja käyttökoodi lähtevät automaattisesti sähköpostiin.
- Osittainen käyttö ja saldojen seuranta toimii automaattisesti.
- Halutessasi käytä alennuskoodeja kampanjoissa.
Muistutus- ja vahvistusviestit
Automatisoi viestintä ja vähennä peruutuksia ja unohduksia.
- Säädä muistutusten ajankohdat tarkasti.
- Viestit sähköpostitse tai tekstiviestitse.
- Peruutuskoodi asiakkaalle omien aikarajojen mukaan.
Asiakasrekisteri ja laskutus
Ajanvaraus, asiakashallinta ja laskutus samassa järjestelmässä.
- Asiakkaat, varaukset ja viestit samassa näkymässä.
- Tagit ja ryhmät helpottavat hakua ja segmentointia.
- Laskut ja kuitit suoraan järjestelmästä (PDF tai tuloste).
- GDPR huomioitu, tietosuojalomake varaukseen.
