Nettiajanvaraus, laskutus ja asiakasrekisteri 4,95 €/kk

Tehosta sinäkin yritystoimintaasi ottamalla käyttöösi ajanvarausjärjestelmä, joka on sekä monipuolinen että edullinen. Hallinnoijalla hoidat koko asiakassuhteesi ensimmäisestä ajanvarauksesta laskutukseen ja pystyt itse keskittämään aikasi varsinaiseen yritystoimintaan.

Ajanvarausjärjestelmän hyödyt

Nettiajanvaraus tarjoaa paljon hyötyjä ja sitä voi käyttää juuri niin laajasti kuin itse kokee toiminnassaan tarpeelliseksi.

Saatavuus

Varauskalenterisi on asiakkaillesi saatavilla 24/7, kuluttamatta omaa aikaasi kalentereiden tarkistamiseen vapaiden aikojen varalta.

Responsiivisuus

Ajanvarausnäkymä näyttää selkeältä ja on helppokäyttöinen riippumatta siitä käyttääkö asiakas sitä mobiili- vai työpöytäympäristössä.

Säästöt

Internet -ajanvaraus on yksi helpoimpia tapoja parantaa toimintasi tehokkuutta. Alkumäärittelyjen jälkeen järjestelmä hoitaa monet aikaa vievät osuudet puolestasi automaattisesti.

Hallinnoija - Nettiajanvaraus


  • Asiakkaasi löytävät varauskalenterisi helposti netistä 24/7 ja voivat tehdä ajanvarauksia helposti ilman erillistä rekisteröitymistä ja juuri haluamillasi tiedoilla määrittelemiesi asetusten puitteissa.
  • Ajanvarausjärjestelmän hinta on vain 4,95 €/kk/varauskalenteri.
  • Mikäli tarvitset 4 tai enemmän varauskalentereita on hinta 19,80 €/kk riippumatta resurssien määrästä. Saat siis rajattoman määrän resursseja ajanvaraukseen hinnan ollessa maksimissaan vain 19,80 €/kk.
  • Verkkomaksupainikkeilla asiakkaasi voivat maksaa varauksensa jo etukäteen.
  • Voit ottaa lahjakortit käyttöön ja myydä asiakkaillesi lahjakortteja suoraan omasta verkkokaupastasi ja sitouttaa asiakkaasi etukäteen palveluihisi.
  • Kalenterisi on aina ajan tasalla ja mukanasi missä sitten oletkin.
  • Samoin kuin asiakkaasi, voit itse varata helposti aikoja kalenteriisi hallintanäkymän kautta ja molemmat näkymät ovat aina synkassa keskenään varauksien suhteen, estäen tuplabuukkaukset.
  • Voit määritellä työaikasi helposti ja juuri sillä tarkkuudella kuin milloinkin koet tarpeelliseksi.
  • Voit automatisoida varauksista lähtemään vahvistus- ja muistutusviestejä joko sähköpostitse tai tekstiviestitse.
  • Tehdyt varaukset on helppo viedä laskuksi asti vain parilla klikkauksella.
  • Tutustu varausnäkymään demoympäristössämme.

Verkkomaksupalvelu

Verkkomaksupainikkeilla tarjoat asiakkaillesi kaikki yleisimmät maksutavat ja sitoutat asiakkaasi heti varauksen yhteydessä etukäteen maksetuilla varauksilla.

Visma Pay -verkkomaksupainikkeet

Verkkomaksupalvelu

Maksupalveluntarjoajana on luotettava kotimainen Visma Pay. Tarjoamme verkkomaksut ja lahjakorttien myynnin 4,95 €/kk + toteutuneista maksuista 2,5% + 0,39 € / maksutapahtuma.

Helppo käyttöönotto

Olemme halunneet tehdä verkkomaksupalvelun käyttöönotosta asiakkaillemme mahdollisimman yksinkertaisen ja palvelun voikin tilata käyttöön suoraan Hallinnoija -järjestelmäsi kautta. Kun olet kirjautunut järjestelmään voit lukea tarkat askel askeleelta ohjeet maksuliikenteen asetuksista, miten verkkomaksupainikkeet voi kytkeä käyttöön.

Kaikki maksutavat

Verkkomaksupalvelun myötä saat käyttöösi kaikki yleisimmät maksutavat: verkkopankkimaksut, korttimaksut, lasku- ja osamaksut.

Kasvata myyntiäsi

Verkkomaksaminen on nykyaikainen tapa hoitaa varaukset. Etukäteen maksanut asiakas on myös sitoutuneempi asiakas. Tarjoat siis asiakkaillesi enemmän vaihtoehtoja, kasvatat myyntiä ja saat vähemmän peruutuksia.

Palvelukohtaiset maksutavat

Mikäli sinulla on joitain palveluita mitä haluat myydä vain etukäteen maksetuilla varauksilla, voit halutessasi määritellä ne Hallinnoijaan.

Lahjakorttien myynti ja verkkokauppa

Verkkomaksupalvelumme sisältää aina automaattisesti verkkokaupan, jonka kautta voit myydä esim. lahjakortteja suoraan asiakkaillesi. Tutustu lahjakortteihin tarkemmin täältä.

Ala säästämään arvokkaita työtunteja!

Kokeile Hallinnoijaa ilmaiseksi kuukauden ajan sitoutumatta mihinkään.

Ominaisuudet


Edullinen, monipuolinen ja jatkuvasti kehittyvä

Vaikka Hallinnoija -ajanvarausjärjestelmä on yksi markkinoiden monipuolisimpia ajanvarausjärjestelmiä on se silti myös yksi edullisimpia.

  • Nettiajanvarauksen hinta on vain 4,95 €/kk/varauskalenteri. Varauskalenteri tarkoittaa tässä tapauksessa esim. hierojaa, jolta voi varata aikoja Hallinnoijassa.
  • Järjestelmään voidaan lisätä rajaton määrä varauskalentereita ja toimipisteitä.
  • Mikäli teillä on 4 tai enemmän varattavia resursseja on hinta aina kiinteä 19,80 €/kk, riippumatta siitä kuinka monta resurssia teillä on varattavana. Toisin sanottuna ajanvarauksen kuukausimaksu voi maksimissaan olla 19,80 €/kk ja sillä saa käyttöönsä rajattoman määrän varattavia resursseja!
  • Selkeä hinnoittelumalli, ei piilokuluja eikä aloitusmaksua.
  • Kokeile järjestelmää ilmaiseksi 30:n päivän ajan
  • Ajanvarausjärjestelmämme on ollut käytössä jo vuodesta 2017 asti ja sitä kehitetään aktiivisesti asiakkaiden toiveiden mukaan. Älä epäröi kertoa meille kehitystoiveitasi.

Asiakkaan ajanvarauskalenteri

Ajanvarausnäkymän voi säätää monipuolisilla asetuksilla näyttämään ja toimimaan juuri haluamallasi tavalla.

  • Valitse joko kalenterinäkymän tai viikkonäkymän väliltä.
  • Näkymän voi halutessaan määritellä toimipistekohtaisesti erilaiseksi.
  • Määrittele sivustollesi haluamasi värimaailma, bannerit ja lukuisat muut ulkoasulliset osiot jotta saat näkymästä mahdollisimman itsesi näköisen.
  • Halutessasi voit määrittää vapaasti luotavia luokituksia ajanvarausnäkymään. Näillä voit niputtaa palveluita esim. eri kategorioiden alle.
  • Voit määritellä tarkkaan mitä tietoja ajanvarausnäkymässä näytetään ja mitä tietoja asiakkailtasi kysytään.
  • Lisää kuvia toimipisteelle, ajanvarausresursseille ja palveluille, elävöittääksesi varausnäkymää entisestään.
  • Voit luoda täysin vapaamuotoisia kysymyksiä ajanvarauslomakkeelle, joille voit määritellä kysymysten tyypin, pakollisuuden ja järjestyksen. Vapaamuotoiset kysymykset voi määritellä myös palvelukohtaisesti.
  • Varausnäkymän voi helposti joko upottaa omille sivuillesi tai voit ohjata asiakkaasi omalle Hallinnoija - Ajanvaraussivustollesi.

Hallintanäkymän varaus- ja työaikakalenteri

Tehdessäsi itse varauksia voit tehdä niitä selkeästä hallintanäkymän varauskalenterista käsin.

  • Näe kalenterisi yhdestä näkymästä ja tee varauksia vain parilla klikkauksella.
  • Asiakkaan ajanvarausnäkymä reagoi välittömästi tekemiisi varauksiin, ettei tuplabuukkauksia pysty syntymään.
  • Voit tehdä varauksen helposti valitsemalla tapahtumaan liitettävän palvelun suoraan listasta ja halutessasi tehdä tapahtumasta laskun tai kuitin.
  • Selaa kalenterissa joko vain omia tapahtumiasi tai filtteröi esim. koko toimipisteen tapahtumat kerralla näkyviin, jotta näet mahdollisten muidenkin työntekijöiden vapaat ajat.

Työaikojen määrittely

Järjestelmä antaa sinulle täyden vapauden ja monta eri tapaa määritellä työaikasi ja sen myötä saatavuutesi.

  • Mikäli työaikasi ovat suurimman osan aika säännölliset voit määritellä ajanvarauksen yleisasetuksista oletustyöpäiväsi, esim. Ma-Pe, ja oletustyöaikasi, esim. 09-17.
  • Voit kytkeä automaattiset pyhäpäivät asetuksen päälle jolloin kalenterin yleiset pyhäpäivät ovat automaattisesti estettyjä varauksien suhteen.
  • Työaikakalenteriin voit määritellä työaikoja niin tarkkaan kuin milloinkin koet tarpeelliseksi. Esim. niin että olet jonain päivänä töissä aikavälin 8-12 ja toisen pätkän välillä 16-20.
  • Aina jos määrittelet jollekin päivälle erillistä työaikaa, on se työaika mitä sinulle käytetään kyseiseltä päivältä, vaikka olisitkin määritellyt ajanvarauksen yleisasetuksissa oletustyöaikaa samalle päivälle.
  • Voit halutessasi kopioida kerralla kokonaisia viikkoja työaikojasi jotta et joudu syöttämään työaikoja erikseen kalenteriin joka viikolle.
  • Ajanvarausasetuksista voit kytkeä halutessasi päälle asetukset, että kaikki työaika täytyy määritellä kalenteriin. Tällöin asiakkaasi voivat varata aikoja vain kalenteriin määrittelemillesi aikalohkoille. Tämä asetus on hyvä jos työaikasi ovat hyvin satunnaisia eikä niissä juuri ole toistuvuutta joita kannattaisi yleisasetuksiin määritellä.
  • Kaikki työaika-asetukset voi halutessaan määritellä käyttäjäkohtaisesti.

Käyttö kotisivuna

Voit käyttää Hallinnoija -sivustoasi myös kotisivunasi mikäli et koe tarvetta erilliselle kotisivulle. Näin pystyt helposti päivittämään sivujasi ajankohtaisilla asioilla suoraan Hallinnoijasta käsin.

  • Sivuillesi voi vapaasti lisätä erillisiä kategorioita ja alasivuja mielesi mukaan.
  • Voit customoida sivuillesi tyylikkäät bannerit tai lisätä vaikka kuvia galleriaan.
  • Sivuille voi lisätä uutisia tai muita ajankohtaisia tiedotteita.
  • Kustannuksia ajatellen säästät erillisen kotisivun ylläpidosta koituvat kulut jotka luultavasti olisivat jo yksistään enemmän kuin Hallinnoija - Ajanvarausjärjestelmän kuukausimaksu.
  • Osa asiakkaistamme on ollut niin tyytyväisiä Hallinnoijan käyttöön myös omana kotisivunaan että ovat luopuneet täysin erillisistä kotisivuistaan.

Varauskriteerien määrittely

Mikäli sinua huolettaa antaa asiakkaillesi ajanvaraus käyttöön, niin voit tiukentaa siihen liittyviä asetuksia juuri sen verran kuin koet parhaaksi.

  • Voit valita tarkkaan mitkä tiedot asiakkaan on vähintään syötettävä ajanvarausta tehdessä.
  • Asetuksilla voi tarkkaan määritellä kuinka monta tuntia ennen varattavaa aikaa ajan voi varata ja kuinka pitkälle tulevaisuuteen aikoja voi etukäteen varata. Tällä voit varmistaa ettei kukaan varaa aikaa esim. tunnin päähän jos se ei sinulle sovi.
  • Voit ottaa käyttöön eston ettei sama asiakas voi liian nopeasti tehdä useita varauksia kalenteriisi.
  • Jos haluat välttää sen ettei päivään muodostu yksittäisiä aikoja esim. alku- ja loppupäähän voit ottaa käyttöön niin sanotun optimaalisen täytön ja järjestelmä pyrkii täyttämään varauskalenterisi järkevästi.
  • Voit kytkeä päälle ajanvarauksen tietojen syötön jälkeen tulevan vahvistussivun missä asiakas voi tarkistaa tietonsa ennen varauksen varsinaista vahvistamista.
  • Syötä halutessasi järjestelmään varausehdot jotka asiakkaan on hyväksyttävä ajanvarauksen tehdessään. Varausehdot voivat olla myös palvelukohtaisia.
  • Palvelulle voi määrittää maksimimäärän mitä yhden päivän aikana kyseistä palvelua voi olla.

Lahjakorttien myynti

Halutessasi voit ottaa järjestelmääsi lahjakorttien myynti -lisäosan ja myydä lahjakortteja omasta verkkokaupastasi.

  • Voit luoda rajattomasti erilaisia lahjakortteja verkkokauppaasi eri arvoineen ja voimassaoloaikoineen.
  • Sitouta asiakkaasi etukäteen palveluihisi.
  • Yhdistä lahjakorttien myyntiisi myös itse luotavia alennuskoodeja kampanjoidesi yhteydessä.
  • Asiakas saa automaattisesti PDF -muotoisen lahjakortin käyttökoodeineen sähköpostiiinsa, oston yhteydessä.
  • Voit lukea asiakkaan lahjakortin viivakoodinlukijalla käynnin yhteydessä tai kirjoittaa koodin manuaalisesti järjestelmään.
  • Lahjakortista voi käyttää halutessaan vain osan ja loppuosan myöhemmin. Järjestelmä seuraa käyttöä puolestasi.
  • Lahjakortti -lisäosan saat automaattisesti käyttöösi tilatessasi verkkomaksut käyttöön Hallinnoija -järjestelmääsi.

Muistutus- ja vahvistusviestit

Voit automatisoida muistutus- ja vahvistusviestit tehdyistä varauksista ja näin säästyt turhilta peruuntumisilta unohdusten takia.

  • Säädä tarkkaan milloin muistutusviestit lähtevät asiakkaille.
  • Viestejä voidaan lähettää sekä sähköpostitse että tekstiviestitse.
  • Minimoi unohdusten takia välistä jääneet ajat ja säästä selvää rahaa.
  • Voit ottaa käyttöön varauskoodin jonka avulla ajan varannut asiakkaasi voi perua ajan helposti netin kautta, asettamiesi aikarajojen puitteissa.

Asiakasrekisteri ja laskutus

Hallinnoijalla et saa käyttöösi vain ajanvarausta, vaan myös kattavan asiakashallinnan ja laskutuksen.

  • Kaikki asiakkaasi päätyvät asiakasrekisteriisi ja voit kätevästi jakaa heitä ryhmiin sekä merkitä heitä eri tageilla hakuja helpottamaan.
  • Järjestelmä ymmärtää kun asiakas joka on jo järjestelmässä varaa sinulta uuden ajan ja osaa yhdistää hänen tuoreen varauksensa olemassa olevan asiakkaan alle.
  • Asiakkaan alta löydät kaikki asiakkaan tekemät varaukset, laskut, lähettämäsi viestit ja muistiinpanot mitä olet historian aikana asiakkaalle tehnyt.
  • Voit lähettää viestejä joko sähköpostitse tai tekstiviestitse joko yhdelle tai usealle kerralla suoraan järjestelmästä.
  • Hallinnoi kaikki myyntisi ja tee laskut suoraan Hallinnoijalla. Voit lähettää laskut asiakkaalle PDF-muodossa suoraan järjestelmästä tai tulostaa hänelle suoraan laskun/kuitin käteen käynnin yhteydessä.
  • Tietosuoja (GDPR) on Hallinnoija -järjestelmässä aina otettuna huomioon ja järjestelmä tarjoaakin helpon pohjan tietosuojaselostettanne varten johon voitte tarvittaessa muokata omaa toimialaanne koskevat osuudet. Tämä tietosuojalomake voidaan hyväksyttää asiakkaillanne ajanvarauksen yhteydessä.

Ajanvarausjärjestelmän käyttöönotto


Hallinnoija - Ajanvarausjärjestelmän käyttöönotosta on pyritty tekemään mahdollisimman lyhyt ja yksinkertainen prosessi. Tässä tärkeimmät vaiheet käyttöönotosta.

Tarkempia ohjeita ajanvaraukseen löydät ohjeet sivuiltamme.

1. Testitunnusten tilaus

Ensimmäinen askel on luonnollisesti oman Hallinnoija -ympäristönne tilaaminen.

  • Maksuttomat demotunnukset voit tilata täältä.
  • Päätä oman Hallinnoija -järjestelmäsi osoite ja täytä tarvittavat tiedot.
  • Sinulle luodaan oma Hallinnoija -sivustosi ja saat sähköpostiisi kirjautumiseen tarvittavat tunnukset ja osoitteen omaan Hallinnoija -sivustoosi.

2. Varaussivun testaaminen

Järjestelmä luo sinulle yhden esimerkkipalvelun ja tekee demotunnusten tilauksen tekijästä varattavan resurssin, jotta pääset saman tien omalle Hallinnoija -sivustollesi siirtyessä testaamaan asiakkaan varausnäkymää. Esimerkkipalvelun voi luonnollisesti poistaa tai muokata oikeaksi palveluksi heti kun sitä ei enää tarvitse.

  • Käy halutessasi testaamassa asiakkaan ajanvarausnäkymää.
  • Tässä vaiheessa asiakkaasi eivät vielä löydä sivuasi, koska et ole vielä sitä mihinkään jakanut, eli voit rauhassa testata ja säätää näkymääsi.

3. Ajanvarausasetusten ja palveluiden määrittely

Kun olet käynyt testaamassa asiakkaan ajanvarausnäkymää, on aika kirjautua ohjelmaan sisälle ja alkaa määrittelemään oikeita asetuksia ja palveluita.

  • Kirjaudu järjestelmään sisään saamillasi tunnuksilla.
  • Poista/muokkaa esimerkkipalvelu ja luo muutkin tarjoamasi palvelut ja lisäpalvelut.
  • Määrittele ajanvarausasetuksissa tarkemmat aikarajat ja muut kriteerit varauksiin sekä muokkaa oletustyöpäiväsi ja -aikasi haluamiksesi tai ota käyttöön työajansyöttö vain kalenterin kautta.
  • Määrittele vahvistus- ja muistutusviesteihin liittyvät asetukset.
  • Testaa asiakkaiden ajanvarausnäkymää aina kun muutat joitain asetuksia, jotta voit olla varma että säädit asetuksia haluamallasi tavalla.

4. Julkaise varaussivusi

Kun olet määritellyt palvelusi, resurssisi, haluamasi asetukset sekä työaikasaatavuutesi niin voit julkaista ajanvaraussivustosi asiakkaittesi käyttöön.

  • Voit lisätä linkin ajanvaraussivustollesi eri sivuille missä haluat sitä mainostaa, kuten vaikka Facebookiin tai omille sivuillesi.
  • Voit myös upottaa ajanvaraussivun mille tahansa websivulle kuten omille erillisille kotisivuillesi, ajanvarausasetuksista löytyvällä upotuskoodilla.
  • Ala ottamaan varauksia vastaan asiakkailtasi ja muista lisätä myös muita kautta kuten puhelimitse antamasi ajat kalenteriin.