Rentlief Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Rentlief Oy

3576257-4
Keskuskatu 18 B 17

37830 AKAA

Yhteystiedot tietosuojaa koskevissa asioissa 

Ville Ojanen
040 748 7678
info@rentlief.fi

2. Rekisterin nimi

Rentlief Oy:n asiakasrekisteri

3. Rekisteröidyt

Rekisteröitynä voi olla henkilö, joka:

  • On tai on ollut rekisterinpitäjän yksityisasiakas tai tämän määrittämä yhteyshenkilö
  • On käyttänyt rekisterinpitäjän Hallinnoija-varausjärjestelmää tai Rentlief.fi -sivustoa
  • On ollut suoraan rekisterinpitäjään yhteydessä sähköpostitse tai muilla tavoin
  • On rekisterinpitäjään asiakassuhteessa olevan tai olleen yrityksen tai yhteisön työntekijä, jäsen, yhteyshenkilö tai muu toimija

4. Rekisteriin tallennettavat tiedot 

Asiakasrekisteri voi sisältää rekisteröidystä seuraavat tiedot: 

  • Nimi
  • Osoite
  • Sähköposti
  • Puhelinnumero
  • Syntymäaika tai henkilötunnus
  • Tieto voimassa olevasta ajo-oikeudesta tai kuva ajokortista
  • Luottotiedot
  • Henkilön edustaman yrityksen tai yhteisön perustiedot
  • Tietoa osto- ja varaustapahtumista
  • Yhteydenpidosta saadut muut asiakaskohtaiset lisätiedot ja kirjallisen yhteydenpidon historia
  • Hallinnoija-varausjärjestelmän käyttäjätunnus, salasana ja käyttäjän järjestelmään kirjaamat tiedot

5. Tietojen käyttötarkoitus 

Tietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

Myydyn palvelun toteuttaminen 

Edellä mainittuja tietoja käsitellään palvelua koskevan sopimuksen täyttämiseksi, ml. henkilön luotettavaan tunnistamiseen, rekisteröidyn kanssa tapahtuvaan viestintään, palveluiden toteuttamiseen ja laskutukseen.

Lakisääteiset velvoitteet

Rekisterinpitäjän toiminta on erinäisten kirjanpidollisten lakien alainen. Tiettyjä tietoja, kuten laskutustietoja, tulee säilyttää lain vaatima aika. Lisäksi palveluiden lainmukainen toteuttaminen voi edellyttää mm. ajoneuvon kuljettajan ajo-oikeuden tarkistamista.

Oikeutettu etu

Tietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän omaisuuden suojaamiseen ja palveluiden väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseen sekä perintään tai oikeudelliseen vaateeseen liittyviin toimenpiteisiin.

Markkinointi ja muut tarkoitukset

Tietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden markkinointiin tai muuhun erikseen sovittavaan tarkoitukseen. Tällöin käsittely perustuu rekisteröidyn erikseen antamaan suostumukseen. Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa.

6. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä rekisterinpitäjälle.

Tarkastusoikeus 

Rekisteröity voi tarkistaa hänestä tallentamamme tiedot. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus 

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti. 

Poisto-oikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. 

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista. Myös kesken oleva palvelun toteuttaminen, laskutus, perintä, vahingonkorvausasia tai oikeudellinen toimenpide voi estää tietojen poistamisen väliaikaisesti.

Suostumuksen peruuttaminen

Niiltä osin, kun rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, kuten esimerkiksi tietojen käyttäminen markkinointiin, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.

Valitusoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. 

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään yhteydenottojen ja Hallinnoija-varausjärjestelmän käytön yhteydessä. Rekisteröidyn yhteystietoja voidaan tarvittaessa täydentää tai päivittää myös julkisista lähteistä, esimerkiksi asiakkaan omalta internet-sivustolta tai numeropalveluista. Rekisteröidyn antamia tietoja voidaan tarkistaa viranomaisten ylläpitämistä tietojärjestelmistä. Rekisteröidyn luottotiedot voidaan tarkistaa rekisteröidyn erikseen antamalla luvalla luottotietoja välittävästä palvelusta.

8. Tietojen käsittelijät ja tietojen luovutus

Rekisterinpitäjä henkilöstöineen käsittelee rekisterissä olevia tietoja. Myös luotetut ulkopuoliset palveluntarjoajat, kuten tilitoimisto, voivat säännönmukaisesti käsitellä rekisterin tietoja rekisterinpitäjän lukuun. Tällöin tietojen asianmukainen käsittely varmistetaan sopimuksilla rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajan välillä.

Tietoja voidaan luovuttaa kohdassa 5. mainitun rekisterinpitäjän oikeutetun edun turvaamiseksi mm. vakuutusyhtölle, tiepalvelulle, yksityiselle pysäköinninvalvonnalle tai perintäpalvelulle. Tällöin tietoja luovutetaan vain niiltä osin, mikä on tarpeellista tilanteen hoitamiseksi. Tällaisessa tapauksessa tietojen käytöstä informoidaan rekisteröityä erikseen ja rekisteröidyllä on kohdassa 6. määritelty oikeus vastustaa tietojen käsittelyä.

Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös rekisteröidyn erikseen antamalla suostumuksella.

Muutoin tietoja luovutetaan ainoastaan Suomen viranomaisten niin määrätessä. Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Käsittelyn kesto

Säilytämme rekisteröidyn henkilötietoja sen ajan, kun asiakkuus voidaan katsoa aktiiviseksi. Poistamme rekisteröidyn tiedot automaattisesti niiltä osin, kun poistoa ei rajoita jokin kohdassa 6. mainittu tekijä, viimeistään 48 kk kuluessa edellisestä yhteydenotosta tai osto/varaustapahtumasta.

Ajokorttikuvia ja luottotietoja säilytetään enintään 2 kk.

Rekisterinpitäjän kirjanpitomateriaalia säilytetään voimassa olevan kirjanpitolain mukaisesti lain vaatima vähimmäisaika (10 vuotta).

10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi 

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

11. Rentlief.fi sivuston evästeet

Sivustolla voidaan käyttää evästeitä mm. sivuston toiminnan parantamiseksi tai kävijämäärien seuraamiseksi. Käyttäjä voi hyväksyä tai hylätä evästeiden käytön. Käyttäjä voi jälkikäteen poistaa hyväksymänsä evästeet käyttämänsä selaimen asetuksista. Evästeet ovat 3. osapuolen, esimerkiksi WordPress:in tai Google:n, tarjoamia.

12. Paikanninlaitteet

Palveluntarjoaja voi käyttää vuokrattavissa tuotteissa paikanninjärjestelmiä varkauksien ja väärinkäytöksien estämiseksi. Paikannintiedot ovat asiakasrekisteristä erillisissä järjestelmissä, eivätkä ne ole yhdistettävissä vuokraajan henkilötietoihin.

13. Rekisterin suojaus

Rekisteröidyn perustiedot säilytetään teknisesti suojattuina Tuurasoft Oy:n palvelimilla Suomessa. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty mm. kulunvalvonnan ja vartioinnin avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, jotka todennetaan mm. käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Luvattomalta pääsyltä suojaudutaan myös mm. palomuurien ja muiden teknisten ratkaisujen avulla.

Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen viestintä säilytetään pääosin Suomessa sijaitsevilla laitteilla ja palvelimilla, salasanalla tai muulla tavoin suojattuna. Ajokorttikuvat ja luottotiedot käsitellään erillään muusta viestinnästä, tiukempien turvatoimien alaisuudessa.

Rekisterinpitäjän kirjanpito säilytetään paperitulosteina lukituissa tiloissa. Kirjanpidossa säilytettäviin henkilötietoihin ei ole pääsyä internetin välityksellä, lukuun ottamatta rekisterinpitäjän verkkopankkiin arkistoituvia tietoja, jotka ovat vahvan suojauksen takana.